Sehr geehrte Kunden,
die diesjährige Prolight + Sound ist geschafft und wir dürfen auf vier ereignisreiche Tage mit vielen interessanten Gesprächen zurückblicken. An dieser Stelle möchten wir uns noch einmal für die vielen tollen Anregungen bedanken, von denen wir die ersten auch bereits im GigPlaner umsetzen konnten.
Wie üblich gibt es auch in diesem Monat wieder ein umfangreiches Update mit vielen neuen Features. Allen voran steht Ihnen ab dieser Version natürlich die bereits auf der Messe vorgestellte Location- und Kundendatenbank sowie die Umkreissuche für Mitarbeiter zur Verfügung.
Das Update auf die aktuellste Version wird heute Nacht stattfinden, sodass Sie die im Folgenden näher beschriebenen Features ab morgen nutzen können.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Location- und Kunden-Datenbank
Damit Sie künftig eine noch bessere Übersicht über Ihre Veranstaltungen behalten und regelmäßig benötigte Informationen zu Kunden und Locations nicht immer wieder von neuem erfassen müssen, verfügt der GigPlaner ab sofort über die Möglichkeit, Kunden und Locations anzulegen. Aus allen bisher hinterlegten Adressen wurden automatisch Locations generiert, die Sie über den neuen Menupunkt "Stammdaten" bearbeiten können. Sowohl zu Kunden als auch Locations können Sie Ansprechpartner, Notizen und Dokumente hinterlegen. In den kommenden Versionen werden wir die Integration schrittweise ausbauen, sodass Sie dann noch besser auf die dort hinterlegten Informationen zugreifen oder nach entsprechenden Veranstaltungen suchen können.
Umkreissuche
Basierend auf den Postleitzahlen Ihrer Mitarbeiter sowie den hinterlegten Locations ist es nun möglich, bei der Mitarbeiteranfrage nach denjenigen Personen zu filtern, die den kürzesten Weg zum Veranstaltungsort haben. Hierbei bekommen Sie auch direkt angezeigt, über wieviele Mitarbeiter Sie im betreffenden Umkreis verfügen können. Bitte beachten Sie jedoch, dass die dafür vorgesehene Auswahlbox nur angezeigt wird, wenn zu der Veranstaltung eine Location mit hinterlegter Postleitzahl ausgewählt bzw. angelegt wurde.
Skill-Level für Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter besteht nun die Möglichkeit, ihn nicht nur einzelnen Kategorien zuzuweisen, sondern ihn in diesen Kategorien auch zu bewerten. Hierbei kommt ein einfaches System aus bis zu drei Sternen zum Einsatz, welches Sie natürlich auch im Anfrage-Dialog wiederfinden. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach die Mitarbeiter finden, die Ihren aktuellen Anforderungen am besten entsprechen. Und natürlich sind diese Informationen für Ihre Mitarbeiter selbst nicht sichtbar.
Nofall-Kontakte
Es ist ein Fall, von dem wir hoffen, dass er möglichst selten oder noch besser gar nie auftritt: eine Situation, in der die Angehörigen eines Mitarbeiters schnell informiert oder um Rat gefragt werden müssen. Für genau diese Fälle gibt es ab dieser Version im GigPlaner die Möglichkeit, für jeden Mitarbeiter beliebig viele Notfall-Kontakte zu hinterlegen. Diese Kontakte können von den Mitarbeitern eigenhändig unter "Mein Account" > "Profil" eingepflegt und von allen Personen mit dem Recht, Mitarbeiter zu bearbeiten, eingesehen werden. Auf diese Weise haben Sie auch in kritischen Situationen immer alle notwendigen Daten griffbereit.
Erweiterung der Stempeluhren
Seit der letzten Version gibt es bereits die Möglichkeit für Disponenten, die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter in einem Job über eine Stempeluhr vorzunehmen. Diese Stempeluhren wurden nun noch einmal dahingehend optimiert, dass nun auch auf einen Schritt mehrere Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt werden können. Auf diese Weise lassen sich die Arbeitszeiten künftig noch schneller und einfacher erfassen.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen. Hierbei sind unter anderem die folgenden Punkte zu nennen:
- Schnellerfassung für Jobs: analog der Schnellerfassung für Unterjobs ist es nun auch möglich, Haupt- oder Einzeljobs im Kalender in Listenform schnell zu erfassen. Sie finden die Schnellerfassung, wenn Sie im Kalender oben auf das "+"-Symbol klicken.
- Die Auftragsbestätigungen, die Sie als PDF-Dokument für jeden Mitarbeiter im Job über das kleine "Zahnrad"-Symbol abrufen können, können Sie nun mit einem individuellen Text versehen. Dieser lässt sich auch in der Verwaltung vordefinieren.
- Mitarbeiter können ab sofort kopiert werden. Unter dem Menupunkt "Mitarbeiter" finden Sie künftig oben auch ein "Kopieren"-Symbol, bei welchem Sie nur noch einen anderen Mitarbeiter als Vorlage auswählen und die Stammdaten eingeben müssen. Alle weiteren Informationen (Zugang, Zusatzdaten, Abrechnungsinformationen, etc.) werden automatisch übernommen.
Rückblick: Die prolight + sound 2017
Nach unserer ersten Teilnahme an der prolight + sound haben wir natürlich viele Rückmeldungen für zusätzliche Verbesserungen erhalten. Einige dieser Punkte (z.B. die Notfall-Kontakte) konnten wir sogar direkt in die aktuelle Version einfließen lassen, einige weitere wie beispielsweise ein GPS-Tracking bei der Erfassung von Arbeitszeiten über die WebApp werden mit der nächsten Version folgen.
Ein Kritikpunkt, der uns mehrfach auf der Messe genannt wurde, ist der vergleichsweise geringe Speicherplatz unserer Tarife. Aus diesem Grund haben wir bereits in der vergangenen Woche den Speicherplatz für alle Tarife erhöht. Künftig wird es daher je nach Tarif nicht mehr bis zu 300 MB, sondern bis zu 1000 MB für Dokumente geben. Diese Erweiterung gilt auch für alle bestehenden Tarife.
Insgesamt können wir ein positives Fazit ziehen und sind über die vielen positiven Rückmeldungen sehr erfreut. Gleichzeitig haben wir nun eine lange Liste mit potentiellen neuen Features, die wir in den kommenden Wochen und Monaten angehen wollen. Dazu zählen auch einige größere Themen wie beispielsweise eine vollständige Reisekostenabrechnung, die Möglichkeit, Zertifikate o.ä. für Mitarbeiter zu hinterlegen oder eine Verwaltung des Fuhrparks inklusive der "Besetzung" der Fahrzeuge mit Fahrern und Mitfahrern.
Die Arbeit wird uns auch in diesem Jahr also definitiv nicht ausgehen und wir freuen uns bereits auf diese Herausforderungen. Und natürlich sind wir auch weiterhin für alle Wünsche und Anregungen offen, um den GigPlaner für Sie stetig zu verbessern.
