Sehr geehrte Kunden,
wie gewohnt haben wir auch im vergangenen Monat wieder hart an der Weiterentwicklung des GigPlaners gearbeitet. Das Ergebnis: viele kleinere Optimierungen und Verbesserungen, aber auch einige interessante neue Features für die Personalplanung und Arbeitszeiterfassung.
Einen Teil der neuen Features möchte ich Ihnen im Folgenden näher erläutern. Hierzu zählen vor allem die Abfrage der GPS-Position bei der Arbeitszeiterfassung sowie die neuen Mitarbeiter-Zertifikate. Die neue Version wird wie üblich heute Nacht für alle Kunden aktiviert, sodass Ihnen die neuen Features ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und wie immer weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
GPS-Positionen bei der Zeiterfassung
Ab sofort besteht im GigPlaner die Möglichkeit, bei der Erfassung von Arbeitszeiten auch die GPS-Position des Mitarbeiters abzufragen. Auf diese Weise können Sie und Ihre Mitarbeiter auch im Nachgang prüfen bzw. nachweisen, von wo aus sich der Mitarbeiter ein- oder ausgestempelt hat. Die Erfassung der GPS-Position erfolgt nur bei Verwendung der Stempeluhr auf einem Smartphone mit geeignetem GPS-Empfänger.
Bitte beachten Sie: da dieses Feature datenschutzrechtlich je nach Land nur nach ausdrücklicher Einwilligung der Mitarbeiter verwendet werden darf, ist es standardmäßig deaktiviert. Sie können das Feature in der Verwaltung unter Abrechnung > Allgemein aktivieren. Wir empfehlen, dass Sie sich den Einsatz dieses Features schriftlich von Ihren Mitarbeitern genehmigen lassen. Jeder Mitarbeiter hat dennoch die Möglichkeit, die Erfassung der GPS-Position in den Systemeinstellungen auf seinem eigenen Endgerät zu unterbinden.
Mehrfache iCal-Abonnements
Bereits seit der ersten Version des GigPlaners besteht die Möglichkeit, die Termine und Jobs in Form eines iCal-Abonnements in den eigenen Kalender zu abonnieren. Auf diese Weise haben Sie neben Ihren privaten auch Ihre beruflichen Termine immer im Blick, ohne sie mühsam von Hand eintragen zu müssen. Damit Sie in Ihrem privaten Kalender künftig einen noch besseren Überblick behalten können besteht nun die Möglichkeit, mehrere iCal-Abonnements zu definieren. So können Sie sich zum Beispiel ein Abonnement mit den gebuchten und eines mit sonstigen Jobs anlegen, diese können Sie in Ihrem Kalender dann beispielsweise in unterschiedlichen Farben darstellen und, je nach Programm, einzeln ein- und ausblenden.
Zertifikate für Mitarbeiter
Um Ihre Mitarbeiter bei der Personalplanung noch besser und schneller selektieren bzw. filtern zu können führen wir mit dieser Version, nach den Skill-Levels aus der letzten Version, eine weitere Filtermöglichkeit ein: Zertifikate bzw. Qualifikationen. Jeder Mitarbeiter kann hierfür bestimmte Zertifikate (z.B. notwendige Scheine oder Genehmigungen aber auch Führerscheine o.ä.) hinterlegen, zu diesen kann auch eine maximale Gültigkeit angegeben werden. Im Anfrage-Dialog können Sie dann neben den Kategorien nun auch nach den Mitarbeiter-Zertifikaten filtern und so beispielsweise schnell Mitarbeiter mit einem bestimmten Führerschein finden.
Anpassungen für Freelancer
Die Arbeit mit Freelancern wird durch gesetzliche Regelungen immer schwieriger. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass freie Mitarbeiter möglichst stark von internen Mitarbeitern unterschieden werden können. Um dies zu gewährleisten gibt es im GigPlaner ab sofort zwei Möglichkeiten, die Freelancer besser von den internen Mitarbeitern abzugrenzen.
Unterscheidung zwischen Urlaub und Verfügbarkeit:
Während interne Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen und Ihre Urlaubszeiträume im GigPlaner erfassen müssen, können Freelancer künftig einfach Ihre Verfügbarkeit angeben. Dies geschieht über eine einfache Kalender-Ansicht mit neuem Menüpunkt, in der die nicht verfügbaren Tage angeklickt werden können. Sie finden die Option im Mitarbeiter-Profil unter dem Punkt "Einstellungen".
Ausblenden der Abrechnung:
Auch die Abrechnung von Freelancern erfolgt in aller Regel unabhängig von internen Mitarbeitern durch einfache Rechnungsstellung. Wenn Sie dennoch die Arbeitszeiten und Beträge Ihrer Freelancer erfassen möchten (beispielsweise um die Rechnungen im Anschluss zu prüfen), können Sie künftig bei der Konfiguration eines Abrechnungszeitraums angeben, dass der Mitarbeiter die Abrechnungen nicht einsehen kann. Er hat somit keinen Zugriff auf das Abrechnungsformular, welches für alle Mitarbeiter automatisch erstellt wird.
Weitere Optimierungen
Neben den bereits genannten Punkten haben wir natürlich auch wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen. Hierbei sind unter anderem die folgenden Punkte zu nennen:
- Bei den Zusatzdaten gibt es den neuen Typ "Adresse". Mit diesem Zusatzdaten-Typ können Sie sich eigene Textfelder für Mitarbeiter- oder Termin-Datensätze anlegen, bei denen automatisch ein Link zu Google Maps angeboten wird.
- In der Verwaltung kann nun neben dem Firmenlogo für die Desktop-Version des GigPlaners auch ein Firmenlogo für die PDF-Dokumente hinterlegt werden. Dieses Logo wird dann anstelle des GigPlaner-Logos in den Ausdrucken ausgegeben.
- Informationen ausblenden: in der Verwaltung können Sie unter Jobs > Sichtbarkeit von Informationen definieren, ob bestimmte Inhalte wie die Job-Beschreibung oder die Mitarbeiterliste immer oder beispielsweise erst nach der Buchung eines Mitarbeiters eingesehen werden dürfen.
- Die Statistik lässt sich nun auf Kunden einschränken. Sofern Sie in Ihren Jobs Kunden hinterlegen können Sie so die Kosten auf Kundenebene einsehen.
- Urlaubsanträge können nun auch abgelehnt werden. Hierbei kann auch ein Kommentar angegeben werden, welcher dem Mitarbeiter in der Bestätigungs-E-Mail übermittelt werden.
