Sehr geehrte Kunden,
im vergangenen Monat konnten wir einige Features im GigPlaner fertigstellen, die wir schon vor längerer Zeit begonnen hatten und immer wieder für andere Themen verschieben mussten. Dazu zählt unter anderem die Erweiterung der Reisekostenabrechnungen, sodass diese nun auch von unterwegs erstellt werden können, aber auch eine Erweiterung der Druckausgabe. Daneben sind natürlich wie immer auch viele kleinere Optimierungen in der neuen Version enthalten, die Ihnen wie üblich ab morgen zur Verfügung steht.
Parallel dazu sind wir bereits jetzt mit der Planung der im Jahr 2018 anstehenden Messen beschäftigt. Nachdem wir in diesem Jahr bereits an der Prolight + Sound in Frankfurt teilgenommen haben, werden im nächsten Jahr zusätzlich auch an der Best of Events im Januar in Dortmund teilnehmen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Reisekostenabrechnungen von unterwegs
Die Reisekostenabrechnungen erfreuen sich seit Ihrer Einführung einer stetig wachsenden Beliebtheit. Aufgrund der – vor allem dem deutschen Reisekostenrecht geschuldeten – hohen Komplexität bei der Erfassung der Reiseverläufe und der Berechnung der Verpflegungsmehraufwände haben wir dieses Feature zunächst jedoch nur für die Desktop-Version umgesetzt. Damit Ihre Mitarbeiter die Reisekosten jedoch auch von unterwegs erfassen und so beispielsweise Belege wie Taxiquittungen direkt mit dem Smartphone abfotografieren und hochladen können, steht Ihnen und Ihren Mitarbeitern dieser Menupunkt nun auch in der WebApp zur Verfügung. Natürlich können die Abrechnungen auch aus der WebApp heraus direkt eingereicht werden, die Genehmigung erfolgt jedoch weiterhin über die Desktop-Version.
Erweiterte Druckfunktionen
Immer wieder erreichen uns Anfragen, die Druckversionen (die PDF-Reports) anzupassen. Sei es eine zusätzliche Telefonnummer, eine andere Gruppe (zum Beispiel nur gebuchte statt alle Mitarbeiter eines Jobs) oder andere Informationen – bis jetzt musste dafür stets ein komplett eigenständiger Report entwickelt werden. Ab sofort gibt es innerhalb der Jobs ein neues Druckmenu, in welchem bestimmte Optionen für die Druckversion eines Jobs gewählt werden können. So können Sie künftig immer genau die Informationen ausgeben, die Sie gerade benötigen.
Schnellzugriff auf Mitarbeiter
Sie haben die Mitarbeiter zu einem Job disponiert, der Job steht an und Sie müssen einen der Mitarbeiter dringend kontaktieren? Ab jetzt haben wir auch hierfür eine schnelle und einfache Lösung: klicken Sie auf das Einstellungs-Symbol in der Mitarbeiterzeile im Job und Sie erhalten direkten Zugriff auf die Telefonnummern und die E-Mail-Adresse. Außerdem können Sie von dort direkt das Profil des Mitarbeiters aufrufen, wenn Sie weitere Informationen wie beispielsweise die Adresse benötigen.
Weitere Optimierungen
- Die Sichtbarkeit des eigenen Geburtsdatums und des Alters kann nun jeder Mitarbeiter für sich einschränken. Auf diese Weise ist es beispielsweise möglich, dass das Geburtsdatum zwar für Administratoren hinterlegt wird, nicht jedoch für andere Mitarbeiter ersichtlich ist.
- Analog der Abrechnungen ist es nun auch möglich, für die Reisekosten einen Abrechnungszeitraum zu definieren. Sofern Sie die Reisekosten bis zu einem bestimmten Stichtag bei Ihrem Steuerbüro abgeben müssen, können Sie so dafür sorgen, dass Sie immer eine vollständige Liste erhalten und die Abrechnungen nach dem Stichtag in den nächsten Monat gerechnet werden.
- Für Gast-Mitarbeiter ist ein Job erst dann ersichtlich, wenn Sie zu diesem angefragt wurden. Diese Regelung haben wir nun dahingehend ausgeweitet, dass die Jobs für Gäste auch erst dann angezeigt werden, wenn auch eine E-Mail mit der Anfrage versandt wurde. Dies ist vor allem dann relevant, wenn Sie die Anfragemails manuell versenden, Ihre Mitarbeiter erhalten auf diese Weise keine direkte Einsicht in Ihre vorläufigen Planungen.
