Sehr geehrte Kunden,
in wenigen Wochen tritt die EU Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Aus diesem Grund haben wir uns im vergangenen Monat noch einmal darauf konzentriert, den GigPlaner bereit für die neue Gesetzgebung zu machen. Mit der neuen Version, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung steht, stellen wir Ihnen die letzten Werkzeuge zur Verfügung, die Sie benötigen, um die Vorgaben der EU DSGVO im Hinblick auf den GigPlaner erfüllen zu können.
Obwohl die EU DSGVO ein sehr umfangreiches Thema ist haben wir parallel jedoch auch wieder viel Zeit für Verbesserungen gefunden. So ist es ab dieser Version möglich, Disponenten für jeden Termin zu definieren oder die maximal mögliche Zuladung für Fahrzeuge zu erfassen. Auch das Dashboard haben wir wieder um zwei neue Widgets erweitert, die ich Ihnen im Rahmen dieses Newsletters gerne vorstellen möchte.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Die EU Datenschutz Grundverordnung
Am 25. Mai tritt die EU Datenschutz Grundverordnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt gelten innerhalb der EU die weltweit strengsten Regeln bezogen auf den Schutz von personenbezogenen Daten. Zu diesen Daten zählen auch die Daten über Ihre Mitarbeiter, die Sie im GigPlaner erfassen.
Personenbezogene Daten ausblenden
Ein Bestandteil der EU DSGVO ist die Grundregel der Datensparsamkeit. Es dürfen grundsätzlich nur diejenigen personenbezogenen Daten erfasst werden, für die eine entsprechende Rechtsgrundlage besteht und die tatsächlich benötigt werden. Aus diesem Grund ist es im GigPlaner ab sofort möglich, einzelne Felder der Mitarbeiter-Stammdaten auszublenden. Sie finden die dafür notwendigen Einstellungen in der Verwaltung unter dem neuen Menüpunkt Personenbezogene Daten. Dort können Sie beispielsweise definieren, ob die Adresse eines Mitarbeiters erfasst werden muss (Pflicht), erfasst werden kann (Optional) oder gar nicht erfasst werden darf. Die Frage, ob und welche Daten Ihrer Mitarbeiter Sie erfassen dürfen sollte für jeden Datentyp einzeln geprüft und abgewägt werden.
Stammdaten deaktivieren
Kündigt ein Mitarbeiter, so können Sie ihn im GigPlaner künftig einfach und schnell deaktivieren. Die Daten deaktivierter Mitarbeiter bleiben zunächst erhalten (siehe hierzu den nächsten Abschnitt zum Löschkonzept), der Mitarbeiter kann sich jedoch nicht mehr anmelden und wird auch nicht mehr im Rahmen der Tarife berechnet. Alle Arbeitszeiten, Abrechnungen, das Zeiterfassungskonto, etc. bleiben erhalten und sind auch weiterhin abrufbar. Bei Bedarf können Sie den betreffenden Mitarbeiter reaktivieren, sodass er sich wieder anmelden kann. Das gleiche Vorgehen ist für Freelancer, Dienstleister und auch Fahrzeuge möglich.
Löschkonzept
Die EU DSGVO verpflichtet Sie alle Daten, die Sie nicht mehr benötigen, umgehend zu löschen. Diesbezüglich sind Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber auch zur Auskunft verpflichtet, wie lange die Daten gespeichert werden und nach welchen Kriterien die Löschung erfolgt. Der GigPlaner unterstützt Sie hierbei ab dieser Version mit einem automatisierten Löschkonzept, welches bei deaktivierten Mitarbeitern nach einiger Zeit in Kraft tritt. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Schritte des Löschkonzepts finden Sie im GigPlaner in der Verwaltung unter dem Punkt Personenbezogene Daten. Im Rahmen des Löschkonzepts werden niemals Arbeitszeiten oder Termin-Informationen gelöscht, auch Abrechnungen bleiben unbegrenzt erhalten. Fünf Tage vor einer Löschung von personenbezogenen Daten werden Sie per E-Mail über die Löschung informiert. Sofern die Daten zu diesem Zeitpunkt noch benötigt werden können Sie den Mitarbeiter in diesem Fall reaktivieren, um die Löschung zu verhindern.
Erweiterung des Dashboards
Mit der letzten Version haben wir das Dashboard eingeführt, mit welchem Sie sich benutzerdefinierte Übersichten erstellen können. Das Feedback zu diesem neuen Feature war durchweg positiv, gleichzeitig wurden uns aber auch Ideen für neue Widgets übermittelt, von denen wir zwei in dieser Version umgesetzt haben.
Dashboards fixieren
Um Dashboards vor versehentlichen Veränderungen zu schützen, können Sie diese künfitg fixieren. Bei einem solchen Dashboard können dann weder Widgets hinzugefügt, noch bestehende Widgets geändert werden. Dies gilt nicht nur für die Position der Widgets, sondern auch für die Farbe und weitere Einstellungen. Natürlich können Sie die Fixierung des Dashboards auch jederzeit wieder über den Button Dashboard bearbeiten aufheben, um anschließend wieder Änderungen vornehmen zu können.
Neue Dashboard-Widgets
- Das Widget Zentrale Stempeluhr bietet Ihnen die Möglichkeit, auf Basis einer Mitarbeiterliste einzelne Mitarbeiter ein- und auszustempeln. Sie können dieses Widget beispielsweise nutzen, um Ihren Mitarbeitern eine zentrale Stempeluhr in Ihrer Firma anzubieten oder um das Ein- und Ausstempeln von Disponenten vornehmen zu lassen. Bitte beachten Sie vor allem bei der Verwendung als zentrale Stempeluhr in Ihren Räumen den Datenschutz.
- Mit dem Widget Personalkonten haben Sie im Dashboard jederzeit die Urlaubs- und Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter im Blick.
Erweiterung der Fahrzeuge
Neben Mitarbeitern, Freelancern und Dienstleistern lassen sich mit dem GigPlaner auch Fahrzeuge disponieren. Dieses Feature haben wir mit dieser Version um zwei kleine, aber durchaus nützliche Punkt erweitert: freie Fahrzeuge können ab jetzt ebenfalls mit Fahrer und Mitfahrern versehen werden, zudem ist für jedes Fahrzeug die maximale Zuladung erfassbar. Wenn Sie die maximale Zuladung für Ihre Fahrzeuge in den Stammdaten hinterlegen, berechnet der GigPlaner automatisch die gesamte Kapazität aller in einem Termin disponierten Fahrzeuge. Zudem wird die Kapazität als Auswahlkriterium im Anfrage-Dialog angezeigt.
Fester Disponent für jeden Termin
In jedem Termin kann ab dieser Version ein Disponent definiert werden. Standardmäßig wird hier immer derjenige Mitarbeiter eingetragen, der den Termin anlegt. Es können jedoch beliebige (und auch mehrere) Mitarbeiter als Disponenten für einen Termin eingetragen werden. Auf Wunsch können Sie in der Verwaltung zudem einstellen, dass ab dem Zeitpunkt, ab dem Disponenten für einen Termin definiert sind, alle E-Mails zu diesem Termin nur noch an diese Personen versandt werden. Sie finden die dafür notwendige Einstellung in der Verwaltung unter dem Menüpunkt E-Mail.
Erweiterung der Zertifikate
Für Mitarbeiterzertifikate ist es ab sofort möglich, unterschiedliche Typen in der Verwaltung unter dem Menüpunkt Mitarbeiter zu definieren. Für jeden Typ können Sie festlegen, ob ein entsprechendes Zertifikat zeitlich begrenzt ist und ob das Zertifikat für Mitarbeiter, Freelancer oder Dienstleister zwingend erforderlich ist. Ist letzteres der Fall, so werden Sie bei der Anfrage darauf hingewiesen, wenn für einen Mitarbeiter kein Zertifikat hinterlegt ist. Außerdem erhalten auch die Mitarbeiter eine Info, dass diese Zertifikate noch zu hinterlegen sind.
Weitere Anpassungen
- Ab sofort enthalten die Anfrage- und Buchungs-E-Mails auch Informationen zum Lohn eines Mitarbeiters. Dies ist immer dann der Fall, wenn der Mitarbeiter berechtigt ist, seine eigene Abrechnung einzusehen und ein entsprechender Tagessatz, Stunden- oder Pauschallohn hinterlegt ist.
- Arbeitszeiten können über die Tagesansicht umgebucht werden. So ist es beispielsweise möglich, Freie Zeiten auf einen Termin zu verschieben. Wählen Sie dazu in der Tagesansicht im Dropdown oben den Eintrag Arbeitszeiten und klicken Sie eine Arbeitszeit an.
- Bei den Hinweisen zu Überschneidungen gibt es neben dem orangenen (zweite Buchung an diesem Tag) und dem roten (exakte Überschneidung) Dreieck ab dieser Version noch zusätzlich ein graues Dreieck. Dieses signalisiert, dass eine Überschneidung besteht, der andere Termin vom Mitarbeiter jedoch abgelehnt wurde.
- Bei Urlaubsanträgen wird nun auch eine Liste aller Termine im betreffenden Zeitraum angezeigt, zu denen der Mitarbeiter angefragt oder gebucht wurde. Auf diese Weise können Sie schnell absehen, ob ein Antrag genehmigt werden kann oder nicht.
- Bei der Bearbeitung von Arbeitszeiten in einem Termin ist es nun durch setzen der Checkboxen in der ersten Spalte möglich, auch ausgewählte Zeiten für alle Mitarbeiter zu kopieren.
