Sehr geehrte Kunden,
die große Hitze hat in den vergangenen Wochen auch in unserem Büro für wohlig warme Temperaturen gesorgt – dennoch haben wir es uns nicht nehmen lassen, auch für diesen Monat wieder eine neue GigPlaner-Version mit einigen neuen Funktionen und vielen Optimierungen fertigzustellen.
Die wohl umfangreichste Neuerung stellt die Dienstleister-Synchronisation dar, die bereits in den vergangenen Updateinfos kurz thematisiert wurde. Aber auch die Möglichkeit, Dienstanweisungen und Personalkalkulationen über den GigPlaner zu erstellen sind Features, die immer wieder gewünscht wurden und die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung stehen.
Viel Spaß beim Lesen dieser Updateinfo und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Dienstleister-Synchronisation
Schon seit einiger Zeit ist es möglich, Dienstleister in den Stammdaten anzulegen und Personal (Anzahl Personen pro Kategorie) bei ihnen anzufragen. Der jeweilige Dienstleister kann sich dann ebenfalls im GigPlaner anmelden und seine Rückmeldung hinterlegen. Sofern der Dienstleister für seine Mitarbeiter selbst den GigPlaner einsetzt, musste er die Jobs bislang von Hand in seinen Account übernehmen. Mit der Dienstleister-Synchronisation gehört diese händische Arbeit nun der Vergangenheit an.
Für wen sich die Dienstleister-Synchronisation eignet
Die Synchronisation ist für alle jene Kunden geeignet, die von anderen Firmen über den GigPlaner als Dienstleister angefragt werden. Sobald die Synchronisation eingerichtet ist werden alle Jobs und weitere Informationen automatisch in den eigenen Account übernommen und können von dort bearbeitet werden – inklusive der Rückmeldung an die anfragende Firma. Auf diese Weise müssen Sie sich nicht mehr mehrere GigPlaner-Logins merken und können die Anfragen Ihres Auftraggebers direkt in Ihrem GigPlaner bearbeiten und vor allem sofort ihr eigenes Personal für die entsprechenden Jobs anfragen.
Einrichtung der Dienstleister-Synchronisation
Die Voraussetzung für die Dienstleister-Synchronisation ist, dass Sie von Ihrem Auftraggeber in seinem GigPlaner als Dienstleister angelegt wurden und sich in seinem GigPlaner anmelden können. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie im GigPlaner-Account Ihrer Firma einen Kunden-Datensatz für Ihren Auftraggeber in den Stammdaten anlegen (oder den bereits vorhandenen Kunden-Datensatz weiterverwenden). Im Kunden-Datensatz finden Sie einen neuen Bereich "Dienstleister-Synchronisation", in welchem Sie die URL Ihres Auftraggebers sowie die dortigen Anmeldedaten eintragen. Wenn die Verknüpfung der Accounts erfolgreich durchgeführt werden konnte, können Sie eine Liste mit allen Jobs abfragen.
Automatische oder manuelle Synchronisation
Sobald Sie von Ihrem Auftraggeber angefragt werden, wird der jeweilige Job automatisch in Ihren Account synchronisiert. Dies gilt jedoch nur für Jobs, für die Sie nach der Einrichtung der Verknüpfung als Dienstleister angefragt werden (ältere Anfragen haben Sie ja evtl. bereits manuell übertragen). Wenn Sie jedoch auch ältere Anfragen synchronisieren möchten, können Sie dies jederzeit über den Kunden-Datensatz durchführen, indem Sie die Jobliste Ihres Auftraggebers abrufen und dort einzelne Jobs synchronisieren.
Rückmeldung an den Auftraggeber
Innerhalb eines synchronisierten Jobs sehen Sie direkt die Informationen, die Ihr Auftraggeber in seinem GigPlaner-Account für Sie hinterlegt hat. Zudem können Sie eigene Informationen erfassen, die angefragten Kategorien auf Ihre eigenen Kategorien zuweisen und ihre eigenen Mitarbeiter anfragen. In der blauen Kopfzeile dieser Termine finden Sie zudem ein neues Synchronisations-Icon, über welches Sie alle Daten aktualisieren oder aber die Anfragedaten des Auftraggebers anzeigen lassen können. Dort besteht auch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit für Ihren Auftraggeber zu hinterlegen, ohne sich vorher im GigPlaner des Auftraggebers anmelden zu müssen.
Personalkalkulation
Mit den Rechnungsbeilagen bieten wir schon länger die Möglichkeit, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter nach einem Job für Ihren Kunden aufzubereiten und der Rechnung beizufügen. Ab sofort finden Sie bei den Rechnungsbeilagen zusätzlich die Möglichkeit, eine Kalkulation anzulegen. Diese basiert auf den im Job geplanten Kategorien sowie der dort hinterlegten Mitarbeiteranzahl sowie den ebenfalls mit dieser Version neu eingeführten Preislisten. Letztere können Sie in der Verwaltung (unter dem Punkt "Kunden" für allgemeine Preislisten) oder aber im jeweiligen Kundendatensatz (für kundenspezifische Preislisten) anlegen und im Job anschließend auswählen.
Dienstanweisungen
Ein häufig geäußerter Wunsch in den Vergangenen Monaten war die Möglichkeit, Dienstanweisungen an die Mitarbeiter auszugeben. Eine entsprechende Funktion stellen wir mit dieser Version zur Verfügung, Sie können die Dienstanweisungen in der Verwaltung unter dem Punkt "Mitarbeiter" erfassen und dort auch definieren, für welche Benutzergruppen eine Anweisung gelten soll. Die Mitarbeiter erhalten diese Anweisungen dann zur Durchsicht und müssen sie entsprechend bestätigen. Innerhalb einer Dienstanweisung oder in den Mitarbeiterprofilen können Sie sich jederzeit über den aktuellen Stand informieren. Neben Anweisungen besteht auch die Möglichkeit, Einwilligungen (bspw. für Datenschutz- oder Verschwiegenheitserklärungen) oder einfache Bestätigungen einzuholen.
Neue Dashboard-Widgets
- Mit dem neuen Widget "Terminfilter" können Sie sich einen beliebigen Filter erstellen, der Ihnen dann im Dashboard beispielsweise alle von Ihnen erstellten Jobs oder alle Jobs, in denen ein bestimmter Disponent hinterlegt ist, anzeigt. Dieses Widget ist wie alle Widgets auch mehrfach innerhalb eines Dashboards einsetzbar, sodass Sie auch mehrere Filteransichten in einem Dashboard gruppieren können.
- Wenn Sie Jobs suchen, zu denen Sie noch nicht alle verfügbaren Mitarbeiter gebucht haben, so finden Sie diese am schnellsten über das Widget "Offene Buchungen". Alle dort gelisteten Mitarbeiter haben sich für den betreffenden Job als "Verfügbar" gemeldet, sind jedoch noch nicht gebucht worden.
Weitere Anpassungen
- Wenn die Beschreibung eines Hauptjobs geändert wurde erhalten Sie künftig eine Rückfrage, ob die Beschreibung auch für die Unterjobs übernommen werden soll (analog der Kunden- oder Location-Auswahl).
- In der Unterjobliste eines Jobs können Sie künftig auswählen, ob die Jobs nach Tagen gruppiert angezeigt werden sollen.
- Für die Zusatzdaten steht Ihnen künftig der Datentyp "Checkbox" zur Verfügung. Mit diesem können Sie einfache Checklisten für die Mitarbeiterprofile oder die Jobbeschreibung erstellen.
- Bisher wurden Dokumente, sofern die Option in der Verwaltung aktiviert war, nach 30 Tagen gelöscht. Ab dieser Version können hier auch die Zeiträume 90 oder 365 Tage ausgewählt werden.
- Ab dieser Version ist es möglich, Dokumente zu Kommentaren hinzuzufügen. Auf diese Weise wird es auch einfachen Mitarbeitern möglich, Dokumente an Jobs anzuhängen und diese mit einer kurzen Beschreibung zu versehen.
- In den Rechnungsbeilagen können auf Wunsch die Reisekosten aufgelistet werden.
- Wenn die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters durch einen Disponenten oder Administrator geändert werden wird künftig eine Benachrichtigung per Mail an den jeweiligen Mitarbeiter versandt. Da dies bisher nicht der Fall ist, ist diese Option initial jedoch deaktiviert (zu finden in der Verwaltung unter dem Punkt "E-Mail").
