Neue Möglichkeiten in der Abrechnung & Zeiterfassung und vieles mehr

Abrechnung & Zeiterfassung

Die Funktionen rund um die Abrechnung & Zeiterfassung wurden in den vergangenen Monaten stets weiterentwickelt. Auf diese Weise ist es inzwischen möglich, viele verschiedene Vergütungsmodelle abzubilden. Dennoch erreichen uns immer wieder Wünsche für besondere Modelle oder zusätzliche Zuschlagsvarianten, die Ihnen wir Schritt für Schritt zur Verfügung stellen. 

Fixe Kappung der Gleitzeit

Schon seit der Einführung der Zeiterfassung ist es möglich, die Gleitzeit eines Mitarbeiters am Ende eines Monats um oder auf einen fixen Betrag zu kappen. Im Falle der fixen Kappung (z.B. "10 Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten") erfolgte diese bislang immer auf Gleitzeitbasis. Hatte ein Mitarbeiter im aktuellen Monat weniger als 10 Überstunden aufgebaut, aus den Vormonaten jedoch noch einen höheren Gleitzeitsaldo, so wurde dieser dennoch gekappt. Ab sofort ist es möglich, diese Kappung dahingehend einzuschränken, dass die Kappung nur auf im aktuellen Monat entstandene Überstunden zugreift.

Zuschläge in Stunden umwandeln

Die Auszahlung von Zuschlägen erfolgt üblicherweise in monetärer Form mit der jeweiligen Monatsabrechnung. Allerdings ist es in vielen Fällen alternativ auch möglich, die Zuschläge in Form von zusätzlichen Stunden auf das Gleitzeitkonto zu addieren, sodass der Mitarbeiter sich diese später entweder auszahlen lassen oder durch Freizeit ausgleichen kann. Hierfür gibt es ab sofort eine Möglichkeit im Abrechnungszeitraum, die Zuschläge direkt auf den Gleitzeitsaldo zu übertragen.

Zugriff auf Stempeluhren

Für jeden Mitarbeiter kann im Abrechnungszeitraum ab sofort definiert werden, auf welche Stempeluhren er Zugriff erhält. So ist es beispielsweise möglich, den Mitarbeitern die manuelle (nachträgliche) Zeiterfassung vollständig zu verbieten, sodass diese nur die Stempeluhren in der WebApp oder der Desktopversion benutzen dürfen. Ebenfalls ist es möglich, nur die zentrale Stempeluhr für einen Mitarbeiter zuzulassen.

Reisekostenübersicht

Die Übersicht der Reisekosten wurde mit dieser Version um einige nützliche Features erweitert. Zum Einen werden nun die gefahrenen Kilometer sowie das Ziel der Reise direkt in der Übersicht ausgegeben, zum Anderen ist es nun möglich, einzelne oder mehrere Reisekosten direkt aus dieser Ansicht heraus zu genehmigen oder als ausbezahlt zu markieren. Dies beschleunigt die Bearbeitung der Reisekosten und sorgt für eine bessere Übersicht. Ebenfalls ab dieser Version möglich ist das direkte Anhängen aller eingescannten Belege an die Druckversion der Übersicht.

Erweitere E-Mail-Einstellungen

Für Anfrage- und Buchungs-E-Mails kann ab sofort noch besser definiert werden, welche Inhalte (Terminbeschreibung, Zu- und Absage-Buttons, Liste der Unterjobs, etc.) in der E-Mail enthalten sein sollen. Hierbei lässt sich auch die Reihenfolge dieser Informationen in der Verwaltung beliebig anpassen, sodass Sie je nach Wunsch bestimmte Informationen stärker in den Fokus Ihrer Mitarbeiter rücken können. Zudem ist es nun möglich, getrennte Signaturen für Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister zu hinterlegen. Auf diese Weise besteht nicht mehr die Gefahr, dass Freelancer oder Dienstleister versehentlich E-Mails mit einer fremden Firmensignatur versenden.

Neue Dashboard-Widgets

• Mit dem Widget Kurznotizen erhalten Sie die Möglichkeit, sich direkt im Dashboard in einem großen Textfeld Informationen zu hinterlegen. Diese werden automatisch gespeichert und stehe Ihnen auf diese Weise jederzeit zur Verfügung.
• Der Aufgabenfilter bietet Ihnen die Möglichkeit, nach Aufgaben zu filtern, die von bestimmten Personen erstellt wurden oder derzeit von bestimmten Personen bearbeitet werden.
• Damit Sie und Ihre Mitarbeiter immer über neue GigPlaner-Versionen informiert sind, können Sie die Informationen dieser und aller bisherigen Update-Infos mit dem Changelog-Widget direkt im Dashboard sichtbar machen.

Erweiterte Statistik

Auch die Statistik wurde mit dieser Version einmal mehr aktualisiert. Dort werden einzelne Werte wie die Termin-Anzahl und die Personalkosten im Vergleich zu den Vorjahren dargestellt und geben so einen guten Eindruck über die Entwicklung der entsprechenden Werte. Ebenso ist es möglich, die Verteilung auf größere und kleinere Kunden zu visualisieren. 

Abrechnungsfaktor

Der Abrechnungsfaktor, welcher bereits seit längerem eingesetzt werden kann, um beispielsweise Reisetage nur mit einem bestimmten Teil des Regelsatzes zu vergüten wird ab sofort auch noch an einigen anderen Stellen berücksichtigt. In der Abrechnung & Zeiterfassung können so beispielsweise für die Anzahl der gebuchten Jobs Werte mit Nachkommestellen entstehen (z.B. 6,5 Tage bei fünf Tagen Produktion mit drei halb bezahlten Reisetagen). Zudem lässt sich in der Verwaltung für jeden Jobtyp (Workday, Travelday, Off-Day) ein Abrechnungsfaktor hinterlegen, der für diese Typen dann standardmäßig verwendet wird.

Weitere Anpassungen

• Aufgaben können ab sofort mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden.
• Der durchschnittliche Skill-Level für einen Mitarbeiter wird direkt im Anfrage-Dialog angezeigt.
• Für jeden Mitarbeiter lässt sich für jedes Jahr aus der Urlaubsübersicht ein Urlaubszettel drucken. Die Mitarbeiter können diesen auch selbst unter Mein Account > Urlaub drucken.
• In der Verwaltung können unter Jobs > Wahrscheinlichkeiten die bestehenden Texte der Termin-Wahrscheinlichkeiten angepasst und eigene Einträge hinzugefügt werden.
• Der Personalbedarf (x/x Mitarbeiter) im Kalender kann über die Benutzergruppen nun auch für Mitarbeiter freigegeben werden, die keine Bearbeitungsrechte für die Jobs besitzen.
• Dienstleister können sich ab sofort selbst für Jobs anbieten.
• Beim Kopieren von Jobs können die Kategorien kopiert werden, ohne gleichzeitig die Mitarbeiter übernahmen zu müssen.
• Die Genehmigung von Reisekosten kann nun in der Benutzerverwaltung als eigenes Recht vergeben werden.
• Für Kunden können in der Verwaltung Zusatzdatenfelder angelget und anschließend im Kundenprofil gefüllt werden (analog Mitarbeiter und Jobs).