Vielfältige Erweiterungen und eine neue Sprache

Sehr geehrte Kunden,

das Jahr neigt sich dem Ende entgegen und ich möchte Ihnen heute noch einmal eine letzte neue GigPlaner-Version für dieses Jahr vorstellen. Gleichzeitig möchte ich die Gelegenheit nutzen, Ihnen für die vielen Anregungen und Rückmeldungen zu danken. Im vergangenen Jahr haben wir den GigPlaner kontinuierlich weiterentwickelt und um viele neue und nützliche Funktionen erweitert, gleiches wollen wir natürlich auch im kommenden Jahr fortführen.

Der GigPlaner wächst stetig und findet inzwischen auch immer stärker Verbreitung in ganz Europa und darüber hinaus. Um dieser Internationalisierung entsprechend Rechnung zu tragen bieten wir den GigPlaner künftig neben Deutsch und Englisch auch in Französisch an. Die neue Sprache kann bereits im System unter Mein Account gewählt werden, in Kürze wird auch unsere Website in Französisch zur Verfügung stehen.

Natürlich enthält diese letzte Version für dieses Jahr nicht nur die neue Sprache, sondern ebenfalls wieder eine Vielzahl kleiner und großer Optimierungen, die ich Ihnen im Folgenden gerne näher vorstellen möchte. Die neue Version wird Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung stehen.

Viel Spaß beim Lesen der Update-Info und eine ruhige und besinnliche Vorweihnachtszeit wünscht Ihnen

Sven Schlotthauer

Abrechnung & Zeiterfassung

Auch in dieser Version setzen sich die größeren Anpassungen in der Abrechnung & Zeiterfassung fort. Nachdem wir im letzten Monat unter anderem Erweiterungen an der Gleitzeitkappung und an der Auszahlungsart der Zuschläge umgesetzt haben, gibt es mit dieser Version einige neue Zuschlagsvarianten. So sind künftig Zuschläge für Mehrarbeit oder bestimmte Kategorien möglich. Zudem gibt es noch einige kleinere Optimierungen, die an dieser Stelle ebenfalls Erwähnung finden sollen.

Zuschläge für Mehrarbeit

Für alle Mitarbeiter mit Abrechnung oder Zeiterfassung ist es ab dieser Version möglich, Zuschläge bei Mehrarbeit zu berechnen. Arbeitet ein Mitarbeiter mehr als eine bestimmte Anzahl an Stunden, so kann er automatisch einen prozentualen Zuschlag erhalten.

Zuschläge für Kategorien

Für Mitarbeiter mit Abrechnung ist es bereits seit langem möglich, verschiedene Stunden- oder Tagessätze für verschiedene Kategorien zu hinterlegen. Ab dieser Version wird dies auch in Form von Zuschlägen für Mitarbeiter mit Zeiterfassung möglich. So lässt sich nun hinterlegen, dass ein Mitarbeiter bei einer bestimmten Kategorie einen prozentualen Zuschlag erhält – zudem kann definiert werden, ob dieser Zuschlag zusätzlich zu anderen Zuschlägen bezahlt werden soll oder ob in diesem Fall nur dieser Zuschlag greifen soll.

Mindeststunden für die Abrechnung

Für Mitarbeiter mit Abrechnung nach Stunden kann ab sofort für jede Kategorie definiert werden, ob es eine Mindeststundenzahl gibt, die unabhängig von der geleisteten Arbeitszeit in jedem Fall ausbezahlt werden soll. So ist es künftig auch möglich, vertragliche Regelungen mit einer Mindestauszahlung pro Veranstaltung abzubilden.

Runden der Arbeitszeiten

Sofern die Arbeitszeiten automatisch gerundet werden sollen lässt sich dies in der Verwaltung unter dem Punkt Abrechnung bereits seit längerem einstellen. Bislang war es jedoch nur möglich, die Arbeitszeiten auf Viertelstunden zu runden, ab sofort ist hier auch das Runden auf halbe Stunden möglich.

Arbeitszeiten kopieren

Innerhalb eines Jobs können Arbeitszeiten auch von anderen Mitarbeitern kopiert werden. Auf diese Weise lässt sich viel Tipparbeit vor allem bei der Verwendung von Vorgabe-Zeiten sparen. Neu ist ab dieser Version, dass beim Kopieren der Zeiten bereits vorhandene Zeiten überschrieben werden können, sodass auch nach einem Job die Arbeitszeiten einfach für alle Mitarbeiter angepasst werden können. Außerdem ist es möglich, die Funktion Arbeitszeiten übernehmen per Benutzergruppenrecht auch für Mitarbeiter freizuschalten, die keine Bearbeitungsrechte für Jobs haben.

Filterfavoriten

Die Filtermöglichkeiten im Kalender, der Statistik oder in der Verfügbarkeitsansicht werden bereits rege genutzt. Allerdings müssen die Filter nach jedem Login neu gewählt werden, was unnötigen zusätzlichen Zeitaufwand benötigt. Ab sofort ist es daher möglich, die Filter in Form von Filterfavoriten zu speichern. Diese lassen sich anschließend schnell und einfach über Buttons im Kalender an- und abwählen. Natürlich können die Filter auch nachträglich verändert oder neue Filter aus bestehenden Favoriten heraus erstellt werden.

Kontaktpersonen für Jobs

Neben der Möglichkeit, den Kunden für einen Job zu wählen kann ab dieser Version an dieser Stelle auch ein Ansprechpartner des Kunden gewählt werden. Dieser wird denjenigen Mitarbeitern, die den Kunden und Ansprechpartner im Job sehen dürfen (gesteuert über ein entsprechendes Recht in der Benutzergruppe) angezeigt. Auf diese Weise können die Mitarbeiter schnell und einfach mit dem Ansprechpartner des Kunden Kontakt aufnehmen.

Bearbeitungsmöglichkeiten in der Unterjobliste

Innerhalb der Unterjobliste eines Hauptjobs gibt es ab dieser Version neue Bearbeitungsmöglichkeiten. Mitarbeiter können in dieser Ansicht schon länger die Verfügbarkeit für die Unterjobs bearbeiten, nun ist es auch für Disponenten und Administratoren möglich, verschiedene Attribute der Unterjobs schnell und einfach aus der Liste heraus zu setzen. Hierzu gehören zunächst fertig geplant und die Jobwahrscheinlichkeit, weitere Attribute können wie gewohnt über die Schnellerfassung geändert werden.

Neue Verpflegungs-Pauschalen für 2019

Das Finanzministerium hat rechtzeitig vor dem Jahreswechsel die Verpflegungsmehraufwände für Dienstreisen aktualisiert. Für einige Regionen wird es künftig eine höhere, für andere eine geringere Entschädigung geben. Die neuen Beträge sind bereits jetzt im GigPlaner hinterlegt und werden automatisch gezogen, wenn Sie nach dem 01.01. neue Reisekostenabrechnungen erfassen.

Weitere Anpassungen

In der Verwaltung kann nun für jede Urlaubskategorie einzeln definiert werden, ob ein Mitarbeiter, der gerade Urlaub dieser Kategorie hat, in einem Job angefragt werden kann oder nicht.
Für Dienstanweisungen können Dokumente hinterlegt werden, so ist es beispielsweise möglich, unterschriebene Betriebsvereinbarungen im Original zur Verfügung zu stellen.
In der Ansicht Meine Jobs in der WebApp kann nun für Disponenten und Administratoren auch ein beliebiger anderer Mitarbeiter gewählt werden. So können Sie sich auch unterwegs schnell anzeigen lassen, wo ein bestimmter Mitarbeiter gerade eingesetzt ist.
In der Verwaltung kann die Farbe der PDF-Überschriften angepasst werden. So lässt sich die Farbgebung an das eigene Firmenlogo anpassen, welches bereits für die PDFs hinterlegt werden konnte.
Für Zusatzdaten gibt es einen neuen Typ "Auswahlfeld". Mit diesem Typ lassen sich Dropdowns mit vordefinierten Auswahlmöglichkeiten generieren.
Der Editor für Beschreibungstexte wurde erweitert und bietet nun unter anderem die Möglichkeit, die Schriftgröße festzulegen. Gleichzeitig gibt es eine sog. Unformat-Funktion, mit der bestehende Formatierungen (beispielsweise aus Word) einfach und schnell entfernt werden könnnen.
Überschneidungen bei einzelnen Mitarbeitern werden nun auch in der Wochenansicht angezeigt.
Projektleiter und Disponenten können nun sowohl in der Desktop- als auch in der WebApp-Ansicht direkt kontaktiert werden. Dies ermöglicht den Mitarbeitern eine noch schnellere Kommunikation.
Seit der letzten Version ist es möglich, dass sich auch Dienstleister aktiv selbst anbieten. Diese Funktion wurde nun nochmal erweitert, sodass Dienstleister auch direkt angeben können, wieviele Personen aus welchen Kategorien sie für eine Veranstaltung liefern können.