Erweiterte Zeiterfassung und vieles mehr

Arbeitszeiten

Die Erfassung von Arbeitszeiten gehört zu einer der umfangreichsten Funktionen im GigPlaner und wird für viele unserer Kunden immer wichtiger. Spätestens seit dem Urteil des EuGH vom 14.05. ist auch absehbar, dass eine digitale Zeiterfassung für alle Firmen unabhängig von deren Größe und Tätigkeit künftig verpflichtend werden wird. In dieser Version haben wir daher auch in diesem Bereich wieder einige Weiterentwicklungen zu bieten.

Zeitkategorien

Ab sofort ist es möglich, in der Verwaltung Kategorien für die Arbeitszeiten zu definieren. Die Mitarbeiter stempeln damit künftig nicht mehr nur auf einen bestimmten Job, sondern beispielsweise auch auf Arbeits- oder Fahrtzeit. Für jede Kategorie kann dann auch definiert werden, zu wieviel Prozent die Arbeitszeit gewertet werden soll. So lässt sich zum Beispiel definieren, dass bei Fahrtzeit als Mitfahrer nur die Hälfte der Arbeitszeit gutgeschrieben wird.

Zeiten zu Aufgaben

Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, Arbeitszeiten auf Aufgaben zu buchen. Damit lassen sich unter anderem auch die Tätigkeiten sauber erfassen, die unabhängig vom eigentlichen Job im Voraus erbracht werden.

Neuer Dialog für Arbeitszeiten

Damit es einfacher wird, den Überblick über die künftig größere Auswahl an Buchungsmöglichkeiten für die Arbeitszeiten zu behalten, haben wir einen neuen Dialog für die Verwaltung von Arbeitszeiten geschaffen. Dieser kann sowohl in der Abrechnung als auch in der Zeiterfassung über das „+“-Symbol oben aufgerufen werden und bietet die Möglichkeit, Arbeitszeiten auf andere Jobs oder Aufgaben zu verschieben oder zu teilen.

Rahmenarbeitszeiten

In der Verwaltung können ab dieser Version Rahmenarbeitszeiten (z.B. von 8 – 16 Uhr) definiert werden. Stempelt ein Mitarbeiter außerhalb dieser Rahmenarbeitszeit, so muss diese Arbeitszeit von einem Administrator genehmigt werden, innerhalb der Rahmenarbeitszeit gilt die Arbeitszeit automatisch als genehmigt.

Fahrzeuge

Die Fahrzuge erhalten in dieser Version nur eine kleine Optimierung, hier sind jedoch für die nächsten Versionen noch größere Erweiterungen wie eine Erfassung der gefahrenen Kilometer und vieles mehr geplant. Ab dieser Version ist es aber bereits möglich, auch Fahrzuge nur „anzufragen“, sodass nun auch der Status für Mietfahrzeuge besser im System abgebildet werden kann.

Erweiterung der Skill-Level

Schon bei der Planung eines Jobs kann künftig für jede benötigte Kategorie hinterlegt werden, welcher Skill-Level für die Position vorgesehen ist. Auf diese Weise lässt sich bei der späteren Besetzung mit Mitarbeitern schneller eine Vorauswahl treffen.

Erweiterungen der Aufgaben

Wie bereits weiter oben angekündigt können ab sofort Arbeitszeiten auf Aufgaben gebucht werden. Zudem ist es nun möglich, Aufgaben mit einer Priorität zu versehen und so eine schnellere Übersicht über kritische Themen zu erhalten.

Optimierung der Krankmeldungen

Die Erfassung von Krankmeldungen hat in der Vergangenheit hin und wieder für Verwirrung gesorgt, weshalb wir bereits mit der letzten Version die Möglichkeit geschaffen haben, Krankmeldungen auch direkt über die Urlaubsfunktion (in Form einer eigenen Kategorie) zu erfassen. Ab dieser Version ist es nun auch möglich, zu jeder Krankmeldung ein Dokument zu hinterlegen, sodass Sie auch die offizielle Bescheinigung Ihrer Mitarbeiter ablegen können.

Neue Benutzerrechte

Wie in fast jeder neuen Version gibt es auch diesmal wieder einige neue Rechte. So können nun die Kalenderansichten (Tagesansicht, Verfügbarkeitsansicht, Urlaubsansicht und Planungsansicht) einzeln den Benutzergruppen zugewiesen werden. Auch der Zugriff auf die Rechnungsbeilagen in den Jobs ist per Recht definierbar. Ob Administratoren die Verfügbarkeit der Mitarbeiter ändern können war bislang nur systemweit steuerbar, ab sofort kann auch dieses Recht einzelnen Gruppen zugewiesen werden. Zuletzt gibt es die Möglichkeit, den Zugriff auf alle Unterjobs von Projekten für Mitarbeiter zu regeln, die nur Jobs sehen dürfen, in denen sie angefragt sind.

Weitere Optimierungen

• Ändert ein Mitarbeiter seine Stammdaten (Adresse, Telefon, etc.), so erhalten Administratoren künftig eine Benachrichtigung per E-Mail.
• In der Verwaltung kann definiert werden, welche Informationen aus einem Hauptjob in neue Unterjobs übernommen werden sollen.
• Bei einmaligem Kopieren eines Jobs lässt sich der Name für den neuen Job vorgeben.
• Die Anfrage von Mitarbeitern im Hauptjob kann in der Verwaltung systemweit unterbunden werden. Damit können Missverständnisse vermieden werden, wenn diese Funktion nicht regelmäßig genutzt wird.
• Kunden, Disponenten und Ansprechpartner sind im Job für alle Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung anklickbar, sodass sie beispielsweise die Telefonnummer dieser Personen erhalten.
• Mitarbeiter können in der Wochenansicht nach Kategorien angezeigt werden.
• Die Abkürzung des Nachnamens bei Urlaubseinträgen im Kalender ist in der Verwaltung deaktivierbar.
• Die Wilkommensnachricht mit den Zugangsdaten kann in der Verwaltung deaktiviert werden.
• Die Felder für Outlook- und Kopie-E-Mail-Adressen erlauben nun die Eingabe mehrerer, mit Semikolon getrennter Adressen.
• Die Namen von Unterjobs können auf Wunsch automatisch erzeugt werden (ebenfalls in der Verwaltung zu aktivieren).
• Bei der Verwendung von freien Mitarbeitern (die nicht in der Datenbank enthalten sind und direkt im Anfragedialog per Textfeld eingefügt werden) lassen sich nun beliebig viele freie Mitarbeiter in einer Anfrage eintragen. Sobald ein Name eingetippt wird erscheint darunter ein neues Feld für einen weiteren Namen.
• Bei der Prüfung auf Überschneidungen während der Anfrage aus einem Hauptjob werden nur noch die Zeiträume der Unterjobs berücksichtigt. Dies gilt jedoch nur, wenn in der Verwaltung aktiviert ist, dass sich der Hauptjob-Zeitraum den Unterjobs anpasst (andernfalls könnte der Hauptjob auch ein eigenständiger Job und die Unterjobs zum Beispiel Proben o.ä. sein).