Sehr geehrte Kunden,
das Jahr 2019 neigt sich langsam aber sicher dem Ende entgegen – diese Gelegenheit möchten wir nutzen, um noch einmal ein Update für den GigPlaner zu veröffentlichen. Im Vergleich zum vergangenen Jahr haben wir die Anzahl der Versionen etwas verringert, dennoch handelt es sich hierbei bereits um die siebte Version in diesem Jahr, die wieder mit vielen neuen Funktionen aufwartet.
Das größte Thema in dieser Version ist das neue Fahrtenbuch, welches es Ihnen und Ihren Mitarbeitern ermöglicht, Fahrtstrecken im Rahmen der Zeiterfassung aufzuzeichnen und auszuwerten. Ähnlich wie bei den Arbeitszeiten wird hier jeweils der Start- und Endkilometerstand hinterlegt, um die Erfassung so einfach wie möglich zu machen.
Neben dem Fahrtenbuch gibt es auch wieder einige neue Rechte, Erweiterungen in den Reisekosten, der Abrechnung und der Zeiterfassung sowie kleinere Optimierungen. Die neue Version steht Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung.
Eine besinnliche Adventszeit und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Fahrtenbuch
Das neue Fahrtenbuch erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Erfassung von Fahrtstrecken deutlich. Durch die direkte Integration in die Zeiterfassung wird der Kilometerstand bei Fahrtantritt und -ende erfasst, der GigPlaner errechnet anschließend die zurückgelegte Strecke. Optional lässt sich – wie bei der Zeiterfassung – auch die GPS-Position für Start und Ende einer Fahrt automatisch speichern.
Erfassen von Fahrtstrecken
Um Fahrtstrecken zu erfassen muss dies für eine Zeitkategorie in der Stempeluhr (Verwaltung > Abrechnung & Zeiterfassung > Zeitkategorien) aktiviert werden. Idealerweise legen Sie eine Kategorie „Fahrtzeit“ an, für die die Erfassung aktiviert wird. Beim Stempeln der Arbeitszeiten wird dann in einem weiteren Schritt der Kilometerstand abgefragt – dieser kann jedoch auch später über die Stempeluhr erfasst werden (beispielsweise, wenn die Fahrt erst einige Minuten nach dem Arbeitsbeginn startet). Sobald die Fahrtzeit über die Stempeluhr beendet wird, wird auch der End-Kilometerstand abgefragt.
Anzeigen von Fahrtstrecken
Für jedes Fahrzeug und jeden Mitarbeiter wird ein Fahrtenbuch geführt, in welchem alle Fahrten verzeichnet sind. Sie finden diese Fahrtenbücher in den Stammdaten im jeweiligen Mitarbeiter- oder Fahrzeug-Profil sowie unter „Mein Account“.
Übernahme von Fahrtstrecken in die Reisekosten
Alle erfassten Fahrtstrecken können einfach und komfortabel in eine Reisekostenabrechnung übernommen werden. Auf diese Weise müssen einzelne Strecken nicht manuell zusammengerechnet werden und in der Abrechnung sind die einzelnen Strecken später eindeutig ersichtlich.
Zertifikate für Fahrzeuge
In der Verwaltung kann für Zertifikat-Kategorien (Verwaltung > Mitarbeiter > Zertifikate) hinterlegt werden, ob diese für Fahrzeuge relevant sind. Alle diese Zertifikate (z.B. Führerscheine) werden anschließend in den Fahrzeugprofilen angezeigt und können per Checkbox aktiviert werden. Anschließend können nur noch Mitarbeiter als Fahrer gesetzt werden, die über die relevanten Zertifikate verfügen.
Berechtigungen
Das Berechtigungskonzept wurde auch in dieser Version wieder um einige zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten erweitert:
Genehmigen eigener Anträge
Anträge für Reisekosten, Zertifikate, Urlaube und Arbeitszeiten wurden bisher bei Administratoren immer automatisch genehmigt. Ab dieser Version ist es möglich, die Genehmigung von eigenen Anträge separat zu regeln, sodass auf Wunsch eine Vier-Augen-Kontrolle auch für Administratoren möglich ist.
Zugriff auf Mitarbeiter-Adressen
Die Adressdaten von Mitarbeitern, Freelancern und Dienstleistern können über ein eigenes Recht nun separat freigegeben werden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise die Mitarbeiterprofile nur mit den Kontaktinformationen, nicht jedoch mit der Adresse für andere Mitarbeiter freigeben.
Eigene Rechte für Anfragen & Buchungen
Die Möglichkeit, Mitarbeiter in einem Job anzufragen oder zu buchen kann nun ebenfalls als eigenes Recht vergeben werden. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter einen Job bearbeiten darf kann somit gesteuert werden, ob er überhaupt Mitarbeiter anfragen oder buchen darf. Die Erfassung des Personalbedarfs (das Hinzufügen von Kategorien) ist hiervon nicht betroffen.
Abrechnung & Zeiterfassung
In der Abrechnung & Zeiterfassung wurden ebenfalls einige Optimierungen vorgenommen, die die Arbeit mit dem GigPlaner erleichtern und mehr Flexibilität bieten.
Ändern von Arbeitszeiten
Für Arbeitszeiten kann nun in der Verwaltung definiert werden, dass diese nach einmaliger Genehmigung nicht mehr geändert werden dürfen. Eine Änderung ist dann nur noch durch Administratoren möglich.
Abrechnungsperioden
Die Abrechnungs- bzw. Zeiterfassungsperioden (Abrechnung zum x. eines Monats) können nun für Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister separat definiert werden. Auf diese Weise sind abweichende Perioden für interne und externe Mitarbeiter umsetzbar.
Zeiterfassung für Unterjobs
In einem Hauptjob ist es nun möglich, die Arbeitszeiten für alle Unterjobs einzublenden. Hierbei werden die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aus allen Unterjobs eingeblendet und können auch aus dieser Ansicht bearbeitet oder hinzugefügt werden.
Reisekosten
Die Reisekostenübersicht lässt sich wahlweise nun nach Mitarbeitern gruppieren. Außerdem wurde das Widget „Ausstehende Genehmigungen“ im Dashboard dahingehend erweitert, dass es auch Reisekostenabrechnungen anzeigen kann, die zur Auszahlung bereit stehen. Dies bietet eine bessere Übersicht für diejenigen Mitarbeiter, die sich ausschließlich um die Auszahlung der Reisekosten kümmern.
3-Monats-Regel
Für die steuerfreie Gewährung von Verpflegungsmehraufwänden gilt die sog. 3-Monats-Regel. Diese besagt, dass die Beträge nur bis maximal drei Monate an einen Mitarbeiter steuerfrei ausbezahlt werden dürfen, wenn dieser regelmäßig mehr als 2 Tage pro Woche an einer bestimmten auswärtigen Einsatzstelle eingesetzt wird. Erst eine Pause von vier Wochen erlaubt die erneute Gewährung von steuerfreien Zahlungen. Der GigPlaner prüft künftig die Voraussetzungen und weist bei der Auszahlung auf mögliche Verstöße gegen diese Regelung hin. Diese müssen dann manuell geprüft werden.
Weitere Optimierungen
- Für Abwesenheiten können auch Freelancer künftig einen optionalen Grund angeben, wie es beim Urlaub von Mitarbeitern bereits möglich war.
- Auf Wunsch können E-Mails für Kommentare bei jedem neuen Kommentar versendet werden, standardmäßig sendet das System erst dann wieder neue Benachrichtigungen, wenn der Mitarbeiter sich in der Zwischenzeit einmal im System angemeldet hat. Dies kann nun in den Einstellungen geändert werden.
- Im Widget „zentrale Stempeluhr“ werden Mitarbeiter, die sich in der Pause befinden, künftig entsprechend gekennzeichnet.
- Auch für Dienstleister können nun – analog der Locations und Kunden – Ansprechpartner im System hinterlegt werden.
- Die Kategorien in der Mitarbeiterliste in einem Job sind künftig sortierbar. Auf diese Weise können Sie wichtige Kategorien wie beispielsweise Projektleiter ganz oben in der Liste ansiedeln.
- Wenn Datensätze über die API angelegt werden, können einzelne Felder für die Bearbeitung im GigPlaner gesperrt werden. Für Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister gab es bislang nur eine gemeinsame Option, künftig ist es auch möglich, die Felder in diesen drei Ressourcen unabhängig voneinander zu sperren.
