Neue Arbeitszeitmodelle und erweiterte Rechtevergabe

Neue Funktionen für die Zeiterfassung

Schon seit vielen Jahren beschäftigt das Thema Scheinselbstständigkeit die Veranstaltungsbranche. Durch den weit verbreiteten Einsatz von Freelancern besteht regelmäßig eine rechtsunsicherheit, der nun teilweise durch den Wechsel in Festanstellungen mit neuen Arbeitszeitmodellen begegnet wird. Künftig wird der GigPlaner solche Arbeitszeitmodelle direkt unterstützen, zudem können ab sofort auch "halbe Feiertage" im System verwaltet und hinterlegt werden. 

Das tagesbasierte Arbeitszeitmodell

Immer mehr Firmen in der Veranstaltungsbranche stellen ihre bisherigen Freelancer als feste Mitarbeiter ein, um auf diese Weise rechtssicherheit über den Status dieser Personen zu erhalten. In den meisten Fällen möchten diese Mitarbeiter jedoch weiterhin die Freiheit behalten, auch für andere Firmen tätig zu werden. Dies wird durch Verträge erreicht, in denen der Mitarbeiter der Firma eine bestimmte Anzahl an Tagen pro Monat oder Jahr schuldet.

In den Abrechnungszeiträumen gibt es unter der Abrechnungsart "Zeiterfassung" nun die Möglichkeit, auch diese Soll-Tage zu hinterlegen. Für den Mitarbeiter wird ab diesem Zeitpunkt ein zweites Konto analog dem Stundenkonto geführt, in welchem er direkt einsehen kann, ob er die geschuldeten Tage bereits geleistet hat oder wie viele Tage noch ausstehend sind.

Ob ein Tag voll oder nur teilweise (zum Beispiel zur Hälfte) gewertet wird, kann über den Abrechnungsfaktor im Job gesteuert werden. Dieser kann global (für alle Mitarbeiter eines Jobs) oder ab dieser Version auch für jeden Mitarbeiter einzeln (über das €-Symbol) geändert werden. Hierbei ist zu beachten, dass einem Mitarbeiter ggf. mehr als ein Tag gutgeschrieben wird, wenn er für mehrere Jobs an einem Tag gebucht ist. Hier muss bei Bedarf eine manuelle Anpassung des Abrechnungsfaktors für diesen Mitarbeiter erfolgen, da das System nicht erkennen kann, was fachlich gewünscht ist.

Das Stundenkonto wird weiterhin parallel geführt, die Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten auch unbedingt vollständig erfassen, um den gesetzlichen Dokumentationspflichten nachzukommen. Eine eventuell daraus entstehende Zeitschuld oder ein Zeitguthaben im Vergleich zu den geleisteten Tagen sollte am Ende des Jahres ausgeglichen werden. Hierüber sollte eine entsprechende vertragliche Regelung existieren, um auch in diesem Punkt rechtssicherheit zu schaffen.

"Halbe" Feiertage

In vielen Firmen werden bestimmte Tage wie Heilig Abend oder Silvester als halbe bezahlte Urlaubstage zusätzlich zum üblichen Urlaubspensum gewährt.  Ein solches Modell war bereits bisher abbildbar, jedoch musste hierfür für jeden Mitarbeiter ein entsprechender halbtägiger Urlaubstag angelegt werden. Ab dieser Version ist dies auch über Feiertage möglich, auch dort kann künftig angegeben werden, wieviele Stunden für einen Feiertag gutgeschrieben werden sollen.

Berechtigungen

Das Berechtigungskonzept wurde auch in dieser Version wieder um einige zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten erweitert:

Zusätzliche Rechte für Funktionen in Jobs & Projekten

Einige Funktionen in Projekten und Jobs können nun zusätzlich vergeben oder eingeschränkt werden. So gibt es ein eigenes Recht für das Löschen von Jobs / Projekten sowie ein Recht für die Bearbeitung von Soll- und Ist-Zeiten anderer Mitarbeiter. 

Eigene Rechte für Anfragen & Buchungen

Mit dem letzten Update habe wir eine Möglichkeit geschaffen, die Funktionen für Anfrage und Buchung zu unterbinden, obwohl ein Mitarbeiter Schreibrechte für einen Job oder Termin besitzt. Mit dieser Version wird es nun auch möglich, einer Benutzergruppe diese Berechtigung zuzuweisen, wenn er nur Leserechte für einen Job oder Termin besitzt. Ein Mitarbeiter kann dann auch ohne Schreibrechte für einen Job oder Termin andere Personen anfragen und / oder buchen.

Zugriff auf Abrechnungszeiträume

Der Zugriff auch Abrechnungszeiträume für Mitarbeiter, Freelancer und Dienstleister kann nun – wie bereits der Zugriff auf Kontaktpersonen, Dokumente, Notizen und andere Objekte, einzeln gesteuert werden.

Öffentliche Fremdkalender

Das Erstellen von öffentlichen Fremdkalender (bzw. die Möglichkeit, eigene Fremdkalender als "öffentlich" zu markieren) kann nun ebenfalls in Form eines Rechts erlaubt oder verboten werden.

Weitere Optimierungen

• Auch für Fahrzeuge lassen sich nun Dokumente hinterlegen.
• In der Statistik gibt es neue Auswertungen für Jobs nach Umsatz und VK-Preisen.
• Bei Freitext-Mails werden nun optional die vollständigen Informationen (inklusiver der Unterjobliste) eines Jobs oder Projekts mitgesendet. Auch diese Inhalte können über die Konfiguration der Anfrage- und Buchungs-Mails in der Verwaltung geändert werden.
• Ändert ein Administrator oder Disponent den Urlaubsantrag oder -eintrag eines Mitarbeiters, wird dieser künftig per E-Mail über diese Änderung informiert.
• Ob ein Mitarbeiter E-Mails über Stornierungen erhält war bisher an den Erhalt von Buchungs-Mails geknüpft. Künftig können Mitarbeiter getrennt entscheiden, ob Sie Storno- oder Buchungs-Mails erhalten möchten.
• Die Vorhaltezeit von Dokumenten in Jobs kann nun auf bis zu 545 Tage verlängert werden, wenn diese automatisch gelöscht werden sollen.

Prolight + Sound 2020

Auch in diesem Jahr sind wir natürlich wieder mit einem Stand auf der Prolight + Sound vertreten und werden Ihnen dort unter dem Motto "Crew Management made easy" unsere Vision von der Zukunft der Personalplanung in der Veranstaltungsbranche vorstellen. Wir arbeiten bereits mit Hochdruck daran, alle Neuerungen bis zur Messeeröffnung fertigzustellen und freuen uns, Sie vom 31.03. – 03.04. an unserem Stand B68 in Halle 12.0 begrüßen zu dürfen.