Verfall von Urlaubstagen – alles was du darüber wissen solltest

Uns erreichen immer wieder Fragen zum Thema Urlaubsanspruch, Verfall und Mitteilungsfristen. Daher haben wir in diesem Artikel alle relevanten Informationen für euch zusammengestellt.

Disclaimer: Wir haben die Informationen in diesem Artikel mit Sorgfalt recherchiert und zusammengetragen. Dennoch können wir keine rechtssichere Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen.

1. Gesetzliche Urlaubsansprüche und zusätzliche Urlaubstage

In Deutschland ist der Urlaubsanspruch im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.

• Gesetzlicher Mindesturlaub: Laut § 3 BUrlG haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf mindestens 24 Werktage Urlaub pro Jahr bei einer 6-Tage-Arbeitswoche. Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche (üblich) ergibt sich der gesetzliche Mindesturlaub von 20 Tagen pro Jahr.
• Zusätzlicher Urlaub: Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern mehr Urlaub gewähren als der gesetzlich vorgeschriebene Mindesturlaub. Dies ist häufig in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder individuellen Arbeitsverträgen geregelt. Diese zusätzlichen Urlaubstage sind jedoch nicht gesetzlich vorgeschrieben und können vom Arbeitgeber frei gewährt werden.

2. Wann verfällt der Urlaubsanspruch?

• Frist: Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden.
  Beispiel: Ein Urlaubsanspruch, der im Jahr 2024 entstanden ist, muss grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2024 genommen werden, spätestens jedoch bis zum 31.03.2025.
• Ausnahmen: Der Verfall des Urlaubsanspruchs kann nur unter bestimmten Bedingungen hinausgeschoben werden:
  1. Krankheit: Wenn der Arbeitnehmer während des gesamten Urlaubsjahres arbeitsunfähig war und daher nicht in der Lage war, Urlaub zu nehmen, kann der Urlaubsanspruch bis zum 31. März des übernächsten Jahres übertragen werden. Diese Regelung ist durch EuGH-Rechtsprechung gestützt. Der Arbeitnehmer muss jedoch nachweisen, dass er aus gesundheitlichen Gründen keinen Urlaub nehmen konnte.
  2. Verhinderung des Urlaubsgenusses: Wenn der Arbeitnehmer durch außergewöhnliche Umstände (z. B. lange Krankheit, Elternzeit, etc.) daran gehindert wurde, den Urlaub zu nehmen, kann auch der Verfall hinausgezögert werden. 

Quelle: EuGH-Urteil vom 6. November 2018 (C-619/16)

Zusätzlicher Urlaub:

• Verfall von Zusatzurlaub: Für zusätzlichen Urlaub (der über den gesetzlichen Anspruch hinausgeht) können abweichende Regelungen gelten. In vielen Fällen ist im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen festgelegt, wann dieser Urlaub verfällt. Auch hier gilt grundsätzlich: Wenn kein konkreter Verfall im Vertrag vereinbart wurde, kann der zusätzliche Urlaub ebenfalls bis zum 31. Dezember des aktuellen Kalenderjahres verfallen.

3. Erforderliche Ankündigung und Fristen für den Verfall von Urlaub

• Grundsätzlich unterliegt der Arbeitgeber der Mitwirkungsobliegenheit. Das heißt, er ist in der Pflicht seine Beschäftigten rechtzeitig auf den anstehenden Verfall von Urlaub hinzuweisen. Der Hinweis muss schriftlich erfolgen. Außerdem muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die schriftliche Mitteilung darüber bis wann der Urlaub genommen werden muss und dass der Anspruch ansonsten verfällt, auch im Nachhinein nachvollziehbar ist. Er trägt die Beweislast.

4. Übertragung und Verfall von Urlaub bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Wenn das Arbeitsverhältnis vor dem 31. Dezember endet, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf eine (anteilige) Auszahlung des nicht genommenen Urlaubs. Diese Regelung gilt auch bei einer Kündigung durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) besteht der Anspruch auf den vollen Jahresurlaub, wenn der Arbeitnehmer mehr als die Hälfte des Kalenderjahres für das Unternehmen tätig war.
• Beispiel 1: Eine Arbeitnehmerin, die zum 30. Juni kündigt, hat Anspruch auf die hälftige Anzahl an Urlaubstagen des Jahres. 
• Beispiel 2: Eine Arbeitnehmerin, die zum 30. September kündigt, hat Anspruch auf den vollen Jahresurlaub. ACHTUNG: Nimmt der/die Mitarbeitende den vollen Jahresurlaub in Anspruch oder lässt ihn sich ausbezahlen, so besteht bei einem Arbeitgeberwechsel kein weiterer Anspruch auf Urlaubstage in dem Zeitraum 01. Oktober – 31. Dezember. Quelle: BAG, Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15)

5. Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Gesetzlicher Mindesturlaub: 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche (24 bei einer 6-Tage-Woche).
• Zusätzlicher Urlaub: Kann variieren und ist oft vertraglich geregelt.
• Verfall von Urlaub: Der gesetzliche Urlaubsanspruch verfällt am 31. Dezember des aktuellen Kalenderjahres, außer bei Krankheit oder anderen Ausnahmesituationen. Für Zusatzurlaub gelten ggf. vertraglich festgehaltene abweichende Regelungen. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber seine Beschäftigten über den drohenden Verfall von Urlaubstagen in Schriftform informieren.
• Urlaubsanspruch bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Urlaubsansprüche werden im Falle einer Kündigung anteilig ausbezahlt. Bei einer Kündigung nach mindestens 6-monatiger Anstellung im aktuellen Jahr, steht dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin der volle Jahresanspruch an Urlaubstagen zu.

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