CrewBrain x Eventworx – das perfekte Team für Eventprofis

Was haben CrewBrain und Eventworx gemeinsam? Beide sind hervorragende Tools für die Eventbranche – und zusammen entfalten sie ihr volles Potential. CrewBrain, unsere Software für Personalplanung, und Eventworx, die Rental-Management-Lösung für Veranstaltungstechnik, passen so gut zueinander wie Kino und Popcorn. In diesem Blogpost zeigen wir dir, warum die Integration der beiden Systeme so genial ist, wie sie funktioniert und welchen Mehrwert sie dir als Nutzer bietet. Außerdem erhältst du einen Blick hinter die Kulissen einer Partnerschaft, die schon seit Jahren gemeinsame Kunden beigeistert.

Nahtlose technische Schnittstelle – so funktioniert sie

Bereits seit 2021 gibt es eine gemeinsame Schnittstelle zwischen CrewBrain und Eventworx. Über diese vollautomatische API-Verbindung werden Angebote und Aufträge direkt von Eventworx an CrewBrain übertragen. Das heißt: Daten, die du in Eventworx hinterlegst – von der ersten Angebotsanfrage bis zum bestätigten Auftrag – stehen in CrewBrain fast sofort zur Verfügung, ohne dass ein manueller Import nötig wäre.

Damit wirklich alles passt, lassen sich die übertragenen Informationen individuell zuordnen. Beispielsweise können Service-Positionen aus Eventworx den Kategorien in CrewBrain gemappt werden. Auf diese Weise übersetzt CrewBrain deine Sprache: Was in Eventworx als Techniker (8h) angelegt wurde, erscheint in CrewBrain z. B. automatisch als 1x Techniker-Schicht à 8 Stunden im Personalplan. Du behältst außerdem stets die Kontrolle über eure Daten: Die Synchronisation erfordert einen API-Token und erfolgt natürlich verschlüsselt und nur in dem Umfang, den du freigegeben hast. Kurz gesagt: Die Schnittstelle ist nicht nur praktisch, sondern auch sicher und flexibel anpassbar – wie so ziemlich alles in CrewBrain.

Material- und Personalplanung Hand in Hand

In der Praxis zeigt sich die Stärke der Integration besonders. Exventworx kümmert sich um alles rund ums Material – von der Lagerverwaltung über die Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung. Sobald ein Kunde den Auftrag bestätigt hat, werden alle relevanten Auftragsdaten automatisch an CrewBrain übertragen. Dort übernimmst du oder dein Team nahtlos die Personal- und Einsatzplanung: Du kannst Mitarbeiter für jeden Job einteilen, die Zeiten und Logistik koordinieren und natürlich auch die Arbeitsstunden digital erfassen. Selbst die spätere Lohn- und Gehaltsabrechnung lässt sich auf Grundlage dieser Daten effizient vorbereiten. Du brauchst kein Copy & Paste, kein mehrmaliges Eintippen an unterschiedlichen Stellen – ein Workflow, der einfach für dich funktioniert.

In Eventworx: Übersicht der Material- und Angebotsverwaltung. In Eventworx behältst du den Überblick über Equipment, Angebote und Aufträge. Die Software wurde speziell für die Anforderungen von Eventdienstleistern entwickelt und ermöglicht es, Veranstaltungen mit sämtlichem benötigtem Material und Dienstleistungen zu planen. Alle Informationen – von Artikellisten über Mengen bis zu Terminen – müssen nur einmal in Eventworx eingetragen werden. Dank der Schnittstelle stehen diese Daten anschließend automatisch in CrewBrain bereit, um dort weiterverarbeitet zu werden.

In CrewBrain: Personalplanung per Web und App. In CrewBrain liegen nach der Synchronisation alle Auftragsdetails vor, sodass du direkt mit der Einsatzplanung starten kannst. Projektmanager teilen die passenden Mitarbeiter auf die im Auftrag angelegten Positionen ein, legen Schichtzeiten fest und informieren die Crew mit wenigen Klicks. Über die integrierte Zeiterfassung dokumentieren eure Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden, und du behältst jederzeit den Überblick. Aus den erfassten Daten lassen sich im Anschluss ganz einfach Dienstpläne, Stundennachweise und Abrechnungen erstellen. So wird aus einem bestätigten Eventworx-Auftrag im Handumdrehen ein fertiger CrewBrain-Schichtplan – ohne lästige Zwischenarbeit.

Was deine Vorteile davon sind?

Was bringt das Ganze nun konkret? Hier einige der wichtigsten Pluspunkte, die sich aus der Verbindung von CrewBrain und Eventworx ergeben:

keine doppelte Dateneingabe: Alle Eventinfos müssen nur einmal – in Eventworx – eingegeben werden. Danach stehen sie in CrewBrain innerhalb weniger Minuten automatisch zur Verfügung, ohne dass man händisch irgendwas übertragen muss. Das Wegfallen der Doppelarbeit spart enorm viel Zeit und verhindert Übertragungsfehler.
spürbare Zeitersparnis: Durch den automatischen Datenfluss gewinnst du Zeit, die du anderweitig nutzen kannst. Insbesondere kleinere Unternehmen wünschen sich, den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren und sich mehr auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. CrewBrain x Eventworx machen’s möglich.
Workflow, füreinander gemacht: Eventworx und CrewBrain sind ein eingespieltes Duo. Die Geschäftsprozesse – von der Kundenanfrage bis zur Personaleinteilung – greifen nahtlos ineinander. Alle Beteiligten nutzen stets denselben Informationsstand, was Missverständnissen vorbeugt und die Zusammenarbeit im Team erleichtert.
weniger Fehler, mehr Überblick: Da beide Systeme auf selber Datenbasis arbeiten, gehören Inkonsistenzen der Vergangenheit an. Jeder weiß, welcher Mitarbeiter welchem Auftrag zugeteilt ist und welches Equipment gebraucht wird. Änderungen (z. B. neue Zeiten oder Zusatzleistungen) müssen nur an einer Stelle erfolgen und werden überall aktualisiert. So verkleinerst du Fehlerquellen enorm.
Flexibilität und Kontrolle: Wie immer gilt bei CrewBrain und Eventworx, dass du entscheidest, was wie synchronisiert wird. Die Schnittstelle lässt sich an eure Abläufe anpassen – vom individuell konfigurierbaren Mapping bis zur Auswahl, was unter welchen Bedingungen übertragen wird. Natürlich verwendet die Schnittstelle aktuelle Sicherheitsstandards und es verlässt nur das System, was du auch freigibst. Mehr Kontrolle geht nicht!

Erfolgreiche Partnerschaft, von Kunden geschätzt

CrewBrain und Eventworx arbeiten schon seit Jahren eng zusammen, und das zahlt sich aus. Die Schnittstelle ist erprobt und optimiert – sie wurde immerhin in enger Zusammenarbeit beider Teams und auf Basis von Nutzerfeedback kontinuierlich weiterentwickelt. Kein Wunder also, dass viele Kunden beide Systeme im Alltag nicht mehr missen möchten. Bereits Anfang 2022 wurde die All-in-One-Lösung aus Eventworx und CrewBrain von etwa 200 gemeinsamen Kunden eingesetzt – Tendenz steigend. Die Möglichkeit, Material- und Personaleinsatzplanung endlich Hand in Hand abzuwickeln, wird von Anwendern sehr positiv aufgenommen.

So schreibt beispielsweise ein Rezensent auf Google:

Top Software, Top Service, Top Support! absolute zu empfehlen für Personalbuchungen und Verwaltung. Durch API auch kompatibel zu Eventworx, easyjob usw, spielt 1A absolut zuverlässig und fehlerfrei. Danke an CrewBrain!

– audio-machinery

Auch hinter den Kulissen arbeiten CrewBrain und Eventworx schon jahrelang eng zusammen. Wir stehen im regelmäßigen Austausch mit dem Eventworx-Team und hören auf das Feedback unserer gemeinsamen Nutzer. So stellen wir sicher, dass die Integration reibungslos läuft und neue Funktionen stets an der Praxis ausgerichtet sind. Wenn also zusätzliche Features oder Verbesserungen gefragt sind, setzen wir das gemeinsam um. Diese Zusammenarbeit auf Augenhöhe macht unsere Combo aus CrewBrain und Eventworx zukunftssicher und hält sie für dich immer auf dem neuesten Stand.

1 + 1 = 3 – Mehrwert, den du dir nicht entgehen lassen willst!

CrewBrain + Eventworx = Dream-Team! Die beiden Systeme ergänzen sich optimal und erleichtern den Arbeitsalltag in der Eventbranche erheblich. Durch die clevere Verknüpfung sparst du Zeit, vermeidest Fehler und optimierst deine Abläufe. Wir bei CrewBrain sind begeistert von der jahrelangen Kooperation und freuen uns, dass sie bereits von so vielen Kunden aktiv genutzt wird, um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben.

Lust auf mehr? Dann teste CrewBrain jetzt kostenlos!

Es ist ganz einfach:

Melde dich auf unserer Website für die kostenlose Testphase an.
Erhalte sofort Zugriff auf CrewBrain und richte Zugänge für dein Team ein.
Nutze die 45 Tage, um alle Funktionen auszuprobieren und deine Prozesse zu optimieren.

CREWBRAIN AUSPROBIEREN

Angebot gültig bis auf Widerruf. Nicht auf bestehende Accounts anrechenbar.
Bitte achte darauf, dass du nur über diesen Link deine Demoversion registrierst. Sollte der längere Testzeitraum deinem Account innerhalb von 3 Tagen nicht automatisch zugewiesen werden, melde dich einfach bei uns per E-Mail oder Telefon.