Sehr geehrte Kunden,
das Jahr neigt sich dem Ende und ich freue mich, Ihnen heute noch einmal eine große Anzahl an Neuerungen im GigPlaner vorstellen zu können. In den vergangenen Wochen haben wir einige umfangreiche Änderungen und Erweiterungen vorgenommen, mit denen Ihnen der GigPlaner ab sofort noch mehr Möglichkeiten für Ihre Personalplanung zur Verfügung stellt.
Natürlich möchte ich mich an dieser Stelle auch bei Ihnen für das in diesem Jahr in uns und den GigPlaner gesetzte Vertrauen sowie die vielen wichtigen und nützlichen Hinweise und Feature-Requests bedanken.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner und Ihren Veranstaltungen wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Untertermine / Unterjobs
Sie planen umfangreiche und mehrtägige Produktionen oder Touren? Ab sofort können Sie diese im GigPlaner noch besser verwalten. Zu jedem Termin können ab dieser Version beliebig viele Untertermine angelegt werden. Zu jedem Untertermin kann dann das entsprechende Personal angefragt und geplant werden. Damit Sie im Kalender auch bei einer großen Anzahl von parallel laufenden Produktionen nicht den Überblick verlieren, können sowohl Haupt-, Unter- und Einzeltermine in allen Kalenderansichten ein- und ausgeblendet werden.
Erfassung von Personalbedarf
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter in Kategorien anfragen (Verwaltung > Jobs > Anfragen unterteilen > Mitarbeiter in Kategorien anfragen) können Sie diese Kategorien künftig auch dann hinzufügen, wenn Sie noch keine Mitarbeiter in einem Job eintragen oder anfragen möchten. Sie haben dann die Möglichkeit, für jede Kategorie die Anzahl der benötigten Mitarbeiter zu hinterlegen. Auf diese Weise können Sie Ihren Personalbedarf bereits im Voraus vollständig erfassen und haben stets einen schnellen Überblick über diejenigen Jobs, in denen Ihnen noch Personal fehlt.
Erweiterte Informationen zu Anfragen
Für jeden in einem Termin angefragten Mitarbeiter können über ein neues Menu (das Zahnrad-Symbol in der Mitarbeiter-Zeile) zusätzliche Informationen abgerufen werden. Unter dem Punkt "Anfragendetails" erfahren Sie, wann der Mitarbeiter angefragt wurde und wann bzw. von wem die Verfügbarkeit geändert wurde. Unter dem Punkt "Auftragsbestätigung" erhalten Sie ein PDF mit einer Auftragsbestätigung für den jeweiligen Mitarbeiter. Über den Punkt "Berechtigungen" haben Sie die Möglichkeit, einem Mitarbeiter die Bearbeitung des jeweiligen Termins zu erlauben.
Mitarbeiter eintragen oder direkt buchen
Bislang wurden alle Mitarbeiter im GigPlaner zunächst angefragt. Erst nachdem der Mitarbeiter seine Verfügbarkeit im GigPlaner hinterlegt hat, konnte er als "gebucht" markiert werden (oder wurde je nach Einstellung automatisch als "gebucht" markiert). Mit der neuen Version ist es nun auch möglich, Mitarbeiter im Anfragedialog als verfügbar einzutragen oder sogar direkt zu buchen. In beiden Fällen wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiters automatisch auf "Ja" gesetzt, in letzterem Fall wird der Mitarbeiter auch direkt als "gebucht" markiert – ideal, wenn Sie beispielsweise bereits mit Ihrem Mitarbeiter zu einem Job telefoniert haben.
Terminvorschau in Kalender-Ansichten
Gerade wenn Sie viele Termine im Kalender verwalten ist es oftmals notwendig, sich schnell einen Überblick über die einzelnen Termine zu verschaffen. Dies können Sie künftig auch direkt aus den Kalender-Ansichten heraus, ohne die einzelnen Termine öffnen zu müssen. Fahren Sie mit der Maus auf den Titel eines Termins und warten Sie einige Sekunden. Es öffnet sich automatisch ein Fenster mit den wichtigsten Informationen sowie der Mitarbeiterliste des jeweiligen Termins.
Konfigurierbare Wochenansicht
Die Wochenansicht zeigt viele nützliche Informationen aller Jobs auf einen Blick. Vor allem bei einer großen Anzahl an Zusatzdaten kann diese Ansicht jedoch auch schnell unübersichtlich werden. Aus diesem Grund ist es mit der neuen Version des GigPlaners nun möglich, diese Ansicht vollständig zu personalisieren. So können auf diese Weise je nach Bedarf einzelne Informationen einzeln ein- oder ausgeblendet werden.
Weitere Neuerungen
Neben den bereits genannten Features gibt es noch einige kleinere Neuerungen, die sich zum Teil in Form von neuen Einstellungen in der Verwaltung oder anderen Ansichten finden:
- Neben den bereits vor einiger Zeit eingeführten Zusatzdaten für Termine können in der Verwaltung nun auch Zusatzdaten für Mitarbeiter definiert werden. Die entsprechenden Felder stehen Ihnen dann im jeweiligen Mitarbeiter-Profil zur Verfügung (Verwaltung > Mitarbeiter > Zusatzdaten).
- Zusatzdaten können in der Verwaltung als "privat" deklariert werden. Diese Zusatzdaten sind nur für Administratoren sichtbar.
- Beim Kopieren von Terminen können die Arbeitszeiten mitkopiert werden.
- Unterjobs können auf Wunsch die Job-ID des Hauptjobs übernehmen (Verwaltung > Jobs > Allgemein > Unterjobs erhalten die ID des Hauptjobs).
- Alle E-Mails zu Mitarbeiteranfragen enthalten ab sofort zwei Direktlinks, über die Ihre Mitarbeiter die Verfügbarkeit für einen Termin direkt aus der Mail heraus hinterlegen können.
