Sehr geehrte Kunden,
jede Woche erreichen uns verschiedene Verbesserungsvorschläge oder Wünsche für Features, die Sie gerne im GigPlaner nutzen möchten. An dieser Stelle möchte ich mich bei Ihnen allen für diese vielen Hinweise und den wertvollen Input bedanken, denn nur mit Ihrer Hilfe können wir den GigPlaner bestmöglich und vor allem in Ihrem Sinne weiterentwickeln.
Unter diesen Wünschen und Vorschlägen sind auch immer wieder Ideen für neue Kalender-Ansichten, von denen wir in dieser Version gleich mehrere umsetzen konnten. Hinzu kommt – und auch darauf warten einige von Ihnen bereits – eine Möglichkeit, Jobs als "abgesagt" oder "abgerechnet" zu kennzeichnen. Und natürlich haben wir auch in dieser Version, die Ihnen ab morgen zur Verfügung steht, wieder viele kleinere Optimierungen vorgenommen.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Kalender-Ansichten
Das zentrale Element des GigPlaners – und damit auch direkt das zentrale Element Ihrer Planungen – ist der Kalender. Je nach Größe der jeweiligen Firma und der Veranstaltungen bietet der GigPlaner Kalender-Ansichten, die speziell auf die jeweiligen Bedürfnisse und vor allem Zeiträume ausgerichtet sind. Mit dieser Version bietet Ihnen der GigPlaner nun neben einer neuen Planungsansicht auch eine erweiterte Tages- und Urlaubsübersicht.
Planungsansicht
Wenn Sie den Kalender des GigPlaners aufrufen wird Ihnen künftig bei den Ansichten ein neues Icon auffallen: Die Planungsansicht bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Jobs einer Woche inkl. der Mitarbeitereinteilung zu betrachten. Dabei können die Mitarbeiter auch direkt aus dieser Ansicht heraus angefragt, gebucht oder umgeplant werden – und das ohne auf die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten beispielsweise für die Abrechnung verzichten zu müssen. Mit dieser Ansicht erhalten Sie somit einen schnellen Überblick über Ihre Personalsituation ähnlich der Verfügbarkeitsübersicht, können jedoch schnell und einfach Änderungen vornehmen. Zudem lassen sich mit dieser Ansicht auch mehrere Jobs pro Tag und Mitarbeiter darstellen.
Erweiterte Tagesansicht
Die Balkenansicht (bisher schlicht "Tagesansicht") kann nun nicht nur einen Tag, sondern auf Wunsch auch eine ganze Woche darstellen. Dies ist auch mit allen verknüpften Ansichten (beispielsweise für Fahrzeuge oder Jobs) möglich. In dieser Ansicht können Sie somit schnell und einfach erkennen, ob sich die Schichten eines Mitarbeiters überschneiden, oder welcher Mitarbeiter noch Luft für weitere Aufgaben hat.
Arbeitszeiten in der Balkenansicht
Für die Balkenansicht (bisher "Tagesansicht") gibt es nun die Möglichkeit, neben "Mitarbeiter", "Fahrzeuge" und "Termine" auch "Arbeitszeiten" als Datengrundlage zu wählen. Auf diese Weise sehen Sie alle Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter (inkl. freier Zeiten) als übersichtliche Balkendarstellung und können diese bei Bedarf auch aus dieser Ansicht heraus genehmigen oder ablehnen. Dies bietet Ihnen einen schnellen Überblick über die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitszeiten, ohne in alle Abrechnungen oder Zeiterfassungen klicken zu müssen.
Jobs & Termine
Alle Jobs können bereits seit langem in Kategorien eingeteilt und seit einiger Zeit auch mit einer Ampel-Darstellung für die Wahrscheinlichkeit eines Auftrags versehen werden. Auf diese Weise erhalten Sie auch im Kalender schnell einen Überblick über die aktuelle Auftragssituation. Mit der neuen Version erweitern wir diese Kategorisierung um zwei neue Attribute: "abgerechnet" und "abgesagt".
Abgerechnete Jobs
Sobald ein Job in der Vergangenheit liegt, wird ein neues Feld "Job vollständig abgerechnet" sichtbar. Dieses Feld kann beispielsweise Ihre Buchhaltung nutzen und setzen, sobald alle Mitarbeiter und natürlich vor allem die Rechnung durch den Kunden bezahlt wurde. Die mit dieser Option gekennzeichneten Jobs erhalten automatisch eine blaue Kennzeichnung im Kalender anstelle der Ampel für die Wahrscheinlichkeit – da der Job in der Vergangenheit liegt und stattgefunden hat ist diese Information im Kalender nicht mehr notwendig.
Abgesagte Jobs
Auch dieses Feature wurde bereits von vielen von Ihnen gewünscht. Ab dieser Version ist es möglich, die Jobs nicht zu löschen, sondern bei Bedarf schlicht abzusagen. Der Effekt für die Mitarbeiter ist identisch mit einem Löschen des Jobs, die Mitarbeiter sind automatisch wieder für andere Jobs verfügbar und werden über die Stornierung benachrichtigt. Der Job bleibt jedoch inklusive aller Informationen, Anfragen und Buchungen erhalten und wird archiviert. Im Kalender können Sie abgesagte Jobs separat ein- oder ausblenden, zu erkennen sind sie sofort anhand einer schwarzen Ampel-Kennzeichnung.
Weitere Änderungen
Filtermöglichkeit in den Stammdaten
Die Listen innerhalb der Stammdaten (Mitarbeiter, Dienstleister, Fahrzeuge, etc.) können nun teilweise nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Neben der standardmäßigen Sortierung nach dem Namen können Mitarbeiter so beispielsweise nach Kategorie oder aber nach Zugangsvariante sortiert angezeigt werden. Dies erleichtert die Suche und Zuordnung der Zugehörigkeiten und sorgt so für eine schnellere Stammdaten-Verwaltung.
Rote Uhr für Arbeitszeiten
Bereits seit einigen Versionen ändert das Uhr-Symbol in der Mitarbeiterzeile im Job die Farbe, sobald Arbeitszeiten erfasst wurden. Ab sofort erhält dieses Symbol noch eine weitere Farbe: neben blau (keine Zeit erfasst) und grün (mindestens eine Zeit erfasst) kann das Symbol nun auch durch eine rote Farbe signalisieren, dass der Mitarbeiter Arbeitszeiten erfasst hat, die über die ursprünglich geplante Dauer des Jobs hinausgehen oder mehr als einen Tagessatz erfordern. Auf diese Weise können Sie schnell erkennen, wo Sie die Arbeitszeiten ggf. noch optimieren können.
Benachrichtigungen für Zu- und Absagen
Die E-Mail-Benachrichtigungen für Zu- und Absagen eines Mitarbeiters lassen sich ab sofort getrennt voneinander aktivieren und deaktivieren. Zudem ist es möglich, die Mails bei Absagen nur dann zu erhalten, wenn der betreffende Mitarbeiter für den Job bereits als "gebucht" markiert war. Auf diese Weise können Sie die E-Mail-Flut, die teilweise bei großen Produktionen entstehen kann, nach Ihren Bedürfnissen verringern und einschränken.
