Sehr geehrte Kunden,
das Jahr 2018 hat für uns direkt mit der ersten großen Messe begonnen: am 10. und 11. Januar konnten wir den GigPlaner im Rahmen der Best of Events in Dortmund erneut einem großen Publikum präsentieren. Parallel zur Messevorbereitung haben wir aber natürlich auch wieder an der nächsten GigPlaner-Version gefeilt, die ich Ihnen in diesem Newsletter vorstellen möchte.
Über den Jahreswechsel konnten wir bereits bei einem Großteil der Kunden die neue Benutzerverwaltung einführen. Alle Kunden, die sich bislang noch nicht für einen Termin zur Umstellung gemeldet haben, werden wir in dieser Woche noch einmal anschreiben und an das Update erinnern. Für alle Kunden, bei denen das letzte Update bereits durchgeführt wurde, steht die neue Version wieder wie gewohnt ab morgen zur Verfügung.
Viel Spaß beim Lesen dieses Newsletters und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Rückblick: Best of Events 2018
Neben der Prolight + Sound, bei der wir bereits letztes Jahr mit dem GigPlaner vertreten waren, haben wir uns in diesem Jahr auch für einen Stand auf der Best of Events in Dortmund entschieden. Am 10. und 11. Januar konnten wir den GigPlaner so in den Dortmunder Westfalenhallen einem breiten Publikum aus der gesamten Event-Branche präsentieren. Gleichzeitig hatten wir die Gelegenheit, uns mit vielen Kunden auszutauschen und hierbei wieder viele Anregungen für Verbesserungen und neue Funktionen zu gewinnen. Diese wollen wir nun in den nächsten Wochen und Monaten umsetzen.
Optimierung Benutzergruppen
Mit dem letzten Update konnten wir eine grundlegende Optimierung umsetzen, die uns auch zukünftig die Möglichkeit bietet, den GigPlaner vielfälitig zu erweitern. Inzwischen ist das Update bei nahezu allen Kunden durchgeführt, sodass die Benutzergruppen bereits vielfach genutzt werden. Hierzu kamen bereits viele positive Rückmeldungen und Wünsche für weitere Rechte, von denen wir in dieser Version bereits die ersten umgesetzt haben.
Vergabe von Benutzergruppen
Um dem Missbrauch der Benutzergruppen vorzubeugen und zu verhindern, dass sich Mitarbeiter selbst Benutzergruppen mit mehr Rechten als gewünscht zuweisen, haben wir die Vergabe der Benutzergruppen beschränkt. Jeder Mitarbeiter konnte nur die Benutzergruppen weitergeben, über die er auch selbst verfügte. Was bei den einzelnen Rechten noch eine gute Lösung war, hat sich bei den Benutzergruppen in der Praxis jedoch nach kurzer Zeit als sehr hinderlich erwiesen. Aus diesem Grund haben wir die Logik nun dahingehend erweitert, dass Mitarbeiter all jene Benutzergruppen zuweisen dürfen, in denen weniger oder maximal gleichwertige Lese- und Schreibrechte hinterlegt sind. Auf diese Weise ist auch weiterhin sichergestellt, dass sich Mitarbeiter nicht eigenständig erweiterte Rechte zuweisen können.
Neue Rechte für Abrechnungsinformationen
Mit der neuen Version führen wir zudem zwei neue Rechte für Abrechnungsdaten ein. So ist es nun möglich, den Zugriff auf Rechnungsbeilagen und Abrechnungsinformationen in den Jobs zu beschränken. In den Benutzergruppen gibt es hierfür nun das neue Recht "Rechnungsbeilagen". Die Abrechnungsinformationen werden hingegen nur noch dann angezeigt, wenn der Mitarbeiter Zugriff auf die Abrechnungen anderer Mitarbeiter hat.
Neues Recht für gemeinsame Terminerstellung
Ebenfalls neu ist das Recht, alle von Mitarbeitern derselben Gruppe erstellte Jobs bearbeiten zu können. Bislang war es nur möglich, Mitarbeiter für die Erstellung eigener Termine zu berechtigen, nun ist dies auch innerhalb einer gesamten Benutzergruppe möglich. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Urlaubsvertretungen definieren, auch eignet sich dieses Recht dann, wenn mehrere Mitarbeiter gemeinsam für einen bestimmten Bereich zuständig sind, jedoch keinen Zugriff auf Termine aus anderen Bereichen erhalten sollen.
Weitere Änderungen
Erweiterung des iCal-Abonnements
In den iCal-Abonnements ist es ab dieser Version möglich, die gewünschten Termine auch auf Ebene der Jobtypen einzuschränken. Auf diese Weise können Sie sich iCal-Abonnements erstellen, die nur die Jobs aus speziellen Jobtypen enthalten. Natürlich ist es auch weiterhin möglich, die Abonnements über alle Typen zu erhalten, gleichzeitig erhalten Sie hier jedoch neue Kombinationsmöglichkeiten.
Eigene E-Mail-Signatur
Die mit dem GigPlaner versandten E-Mails konnten bislang nur minimal angepasst werden. Ab dieser Version steht Ihnen nun in der Verwaltung unter E-Mail > Signatur ein Textfeld zur Verfügung, in welchem Sie eine eigene E-Mail-Signatur hinterlegen können. Diese Signatur wird dann automatisch an alle vom GigPlaner versandten E-Mails angehangen. Auf diese Weise können Sie Ihre E-Mails weiter personalisieren und beispielsweise Ihre Kontaktdaten in die E-Mails einfügen. Mit Hilfe von Platzhaltern besteht auch die Möglichkeit, Informationen wie den Namen, die Telefonnummer und E-Mail-Adresse des jeweils aktuellen Benutzers in die E-Mails einzufügen.
Sonstiges
- Mitarbeiter können ab sofort auch aus der WebApp heraus gebucht werden. Bislang war es nur möglich, die Mitarbeiter anzufragen, eine Änderung des Buchungs-Status war jedoch nicht möglich. Künftig ist diese Funktion für Disponenten direkt aus der Mitarbeiterliste der WebApp zugänglich.
- In der Rechnungsbeilage ist es nun möglich, die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters pro Tag zusammenzufassen. Auf diese Weise entsteht lediglich ein Eintrag pro Tag mit der Beginn- und Endzeit, die Pausen werden abgezogen, jedoch nicht separat ausgegeben.
- Im Dialog für die Anfrage-Details (das Zahnrad-Symbol in der Zeile eines Mitarbeiters im Job) werden ab dieser Version auch Datum und Uhrzeit für den Versand der Anfrage- bzw. Buchungsmail protokolliert. Auf diese Weise können Sie nicht nur sehen ob, sondern auch wann Sie die betreffenden E-Mails versandt haben.
