Sehr geehrte Kunden,
bevor Sie das Personal für Ihre Veranstaltungen disponieren können, müssen häufig schon viele Dinge erledigt werden. Egal ob Angebote erstellen, zusätzliches Material mieten oder Nachweise ausstellen – die Vorbereitung steckt voller Aufgaben, die erledigt werden müssen. Mit der neuen GigPlaner-Version erhalten Sie nun die Möglichkeit, diese Aufgaben zu erfassen, Ihren Mitarbeitern zuzuweisen und zu verfolgen.
Neben diesem großen Feature haben wir in die neue Version, die Ihnen wie gewohnt ab morgen zur Verfügung steht, auch wieder viele neue Ansichten und Möglichkeiten integriert. So gibt es neue Filtermöglichkeiten sowie eine neue Planungsansicht für die Personaleinsätze in größeren Projekten mit vielen Unterjobs.
Viel Spaß beim Lesen dieser Updateinfo und weiterhin viel Erfolg wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Aufgaben
Egal ob für eine Veranstaltung oder in der eigenen Verwaltung – überall fallen regelmäßig Aufgaben an, deren Erledigung dokumentiert werden soll. Mit der neuen GigPlaner-Version bieten wir Ihnen die Möglichkeit, diese Aufgaben im System zu erfassen und einzelnen Personen zuzuweisen.
Aufgaben erstellen
Neue Aufgaben können Sie entweder über den Menüpunkt „Aufgaben“ in der Navigation erstellen oder aber, sofern die Aufgabe einem Projekt oder einer Veranstaltung zuzuordnen ist, direkt innerhalb einer Veranstaltung über den Tab „Aufgaben“. Jede Aufgabe erhält einen Titel sowie eine Beschreibung und kann beliebig kommentiert werden. Auf diese Weise können auch andere Mitarbeiter stets nachvollziehen, wie der aktuelle Stand eines Themas ist.
Aufgaben zuweisen
Natürlich ist es auch möglich, einzelne Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter zuzuweisen. Hierzu wählen Sie innerhalb einer Aufgabe einfach einen Bearbeiter aus – dieser wird automatisch per Mail über die Aufgabe informiert und sieht sie zusätzlich in seinem Login unter dem Menüpunkt „Aufgaben“.
Neue Filtermöglichkeiten
Nichts ist wichtiger als eine schnelle und gute Übersicht. So bietet der GigPlaner schon lange eine Vielzahl an Kalender-Ansichten wie beispielsweise die Verfügbarkeitsübersicht. Damit Sie sich künftig ein noch besseres Bild über Ihre Personalsituation machen können, haben wir diese und andere Ansichten nun um zusätzliche Filterkriterien erweitert.
Verfügbarkeitsansicht
In der Verfügbarkeitsansicht finden Sie ab sofort einen Filter, mit dem Sie die Mitarbeiter nach ihren Kategorien (auch in Kombination analog der Anfrage in einem Job), Zertifikaten, Sprachen und dem Umkreis um eine bestimmte Postleitzahl filtern können. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach nach verfügbaren Mitarbeitern mit den gerade benötigten Eigenschaften suchen.
Statistik
Auch die Statistik hat einen erweiterten Filter erhalten, der analog dem Filter im Kalender funktioniert. Hiermit ist es möglich, die Werte in der Statistik auf Jobs eines bestimmten Typs einzuschränken oder nur Jobs anzuzeigen, die bereits abgerechnet sind. Damit erhalten Sie noch mehr Möglichkeiten für Analysen auf Basis der vergangenen Veranstaltungen.
Neue Dashboard-Widgets
- Mit dem neuen Widget „Freie Zeiten“ können Sie bzw. Ihre Mitarbeiter die eigenen freien Zeiten schnell aus dem Dashboard heraus erfassen und überprüfen.
- Auch für die Aufgaben gibt es natürlich neue Widgets: mit „Meine Aufgaben“ haben Sie einen schnellen Überblick über die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, mit der „Aufgabenübersicht“ können Sie den Status der Aufgaben Ihrer Mitarbeiter überprüfen.
- Das Widget „Jobfilter“ wurde mit dieser Version um neue Filtermöglichkeiten erweitert. Neben der Angabe „fertig geplant“ kann nun auch nach der Wahrscheinlichkeit sowie abgerechneten oder abgesagten Jobs gefiltert werden.
Mitarbeiter im Projekt planen
Für große Projekte mit vielen Unterjobs gibt es nun in der Ansicht der Unterjobs neben der Schnellerfassung noch eine zusätzliche Planungsansicht. Mit dieser haben Sie die Möglichkeit, die bereits gebuchten oder angefragten Mitarbeiter schnell und einfach umzuverteilen und somit eine bestmögliche Auslastung zu gewährleisten.
Weitere Anpassungen
- Die Statistik wurde um eine Ansicht für die Fahrzeuge erweitert. Damit erhalten Sie Auswertung wie die insgesamt in einem Monat gefahrenen Kilometer.
- Die Rückfrage nach der Änderung des Job-Zeitraums, ob die Mitarbeiter erneut angefragt werden sollen, kann in der Verwaltung unter Jobs > Allgemein deaktiviert werden.
- Die mit der letzten Version eingeführte Kalkulation wurde um eine neue kompakte Variante erweitert, bei der keine ausführliche Liste, sondern eine kurze Tabelle auf Basis der Kategorien erstellt wird. Diese Variante kann jedoch nur verwendet werden, wenn sich die Preise in den Kategorien innerhalb des Jobs bzw. innerhalb der Unterjobs nicht unterscheiden.
- In den Benutzergruppen kann nun geregelt werden, ob Benutzer Mitarbeiter im Job sehen dürfen, die nicht verfügbar sind.
- Ebenfalls über die Benutzergruppen lässt sich definieren, ob Mitarbeiter noch auf Jobs zugreifen dürfen, die sie bereits abgelehnt haben. Dies ist andernfalls nur für max. 24h nach der Absage möglich, um eventuelle Fehleingaben korrigieren zu können.
