Sehr geehrte Kunden,
wie üblich möchte ich Sie an dieser Stelle über eine neue GigPlaner-Version informieren, die Ihnen ab morgen zur Verfügung stehen wird. Diese Version steht ganz im Zeichen von zahlreichen kleineren Optimierungen und Erweiterungen, die das Arbeiten mit dem GigPlaner noch intuitiver machen.
Neben der Entwicklung dieser Version haben wir uns jedoch im vergangenen Monat vor allem mit dem Thema Business Continuity Management (BCM) und der Frage beschäftigt, wie wir den Betrieb des GigPlaners auch in Notfällen wie gewohnt aufrecht erhalten können.
Gerne möchte ich Ihnen einen Teil der über vierzig Erweiterungen und Optimierungen sowie unser neues BCM-Konzept im Rahmen dieser Update-Info vorstellen.
Viel Spaß beim Lesen der Update-Info und weiterhin viel Erfolg mit dem GigPlaner wünscht Ihnen
Sven Schlotthauer
Business Continuity Management (BCM)
Hinter dem Stichwort BCM verbergen sich vielfältige Analysen und Maßnahmen zu der Frage, wie der Betrieb einer Firma – oder in unserem Fall einer Online-Plattform – auch in Notfällen aufrecht erhalten werden kann. Das größte Risiko für den GigPlaner besteht hierbei durch einen Hardware- oder gar Rechenzentrums-Ausfall. Während bei einem Hardware-Ausfall in der Regel innerhalb kurzer Zeit für Ersatz gesorgt werden kann, hätte der Ausfall des gesamten Rechenzentrums eine deutlich größere Auswirkung.
Unser Backup-System
Um Sie und uns vor einem längerfristigen Ausfall zu schützen bzw. diesen in Zukunft bestmöglich abfedern zu können haben wir ein neues Backup-System im sog. „Hot-Standby“-Modus eingerichtet. Es handelt sich hierbei um einen vollständig gespiegelten GigPlaner-Server, welcher alle Daten und Einstellungen enthält und jede Nacht synchronisiert wird. Dieser Server befindet sich in einem anderen Rechenzentrum als der Hauptserver und ist somit räumlich vollständig von diesem getrennt.
Zugriff auf das Backup-System
Der Zugriff auf das Backup-System steht Ihnen jederzeit (auch jetzt) zur Verfügung. Sie können den Backup-Server erreichen, indem Sie den GigPlaner statt wie gewohnt über „meine-firma.gigplaner.com“ über die Adresse des Standby-Servers „meine-firma.standby.gigplaner.com“ aufrufen. Ihre Login-Daten sind identisch und Sie können das System auch nutzen, während das Produktivsystem online ist.
Backup-System als Testsystem
Da Sie jederzeit auf das Backup-System zugreifen können, können Sie dieses System auch als Testsystem für neue Einstellungen nutzen. Da das System jede Nacht zurückgesetzt und mit den jeweils aktuellen Daten überspielt wird, besteht hier auch keine Gefahr, Fehler im Produktivsystem zu verursachen. Und das Beste: der Standby-Server ist in allen Tarifen automatisch enthalten.
Rechnungsbeilagen
In den Rechnungsbeilagen werden künftig auch die Abrechnungsfaktoren berücksichtigt. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Rechnungsbeilagen für einen Hauptjob mit allen Unterjobs erzeugen möchten. Außerdem ist es nun auch für Tagessätze möglich, die Arbeitszeiten auszugeben.
Reisekosten
Bei den Belegen zu Reisekosten ist es nun möglich, auf eine ausführliche Erfassung umzuschalten. Auf diese Weise können Belege mit mehreren Mehrwertsteuersätzen eingetragen werden. Wenn die Reisekosten in Rechnungsbeilagen ausgegeben werden sollen können Sie ab sofort wählen, ob Sie alle Bestandteile oder nur einzelne Bestandteile (Belege, Fahrtkosten, Pauschalen) der Reisekosten übernehmen wollen. Ebenso können nun die Belege direkt an die Rechnungsbeilage angehängt werden.
Projektleiter
Für jeden Job ist es nun möglich, einen oder mehrere Projektleiter zu definieren. Diese haben erweiterte Rechte und können so beispielsweise Arbeitszeiten für andere Mitarbeiter erfassen. Dies funktioniert künftig auch aus der WebApp heraus, auch dort lassen sich nun die Stempeluhren für alle Mitarbeiter eines Jobs anzeigen und verwenden.
Zertifikate
In der Verwaltung können Sie ab sofort prüfen, welche Mitarbeiter ein Zertifikat bereits hinterlegt haben und für welchen Mitarbeiter das entsprechende Zertifikat noch fehlt. Zudem wird in den Stammdaten direkt in der Mitarbeiterliste über ein Icon signalisiert, für welche Mitarbeiter noch ausstehende Zertifikate oder Genehmigungen existieren.
Freie Zeiten
Aus den „freien“ Zeiten werden ab dieser Version „unabhängige“ Zeiten. An der Logik und Funktionsweise ändert sich nichts, es handelt sich hierbei um eine reine Umbenennung. Dies wird im Hinblick auf den Einsatz weiterer Sprachen notwendig, um Missverständnisse mit dem Begriff „Freizeit“ zu vermeiden und eine klare Abgrenzung zu schaffen.
Weitere Anpassungen
- Der Status „Abgerechnet“, welcher für Freelancer und Dienstleister in der Abrechnung hinterlegt werden kann, kann künftig auch direkt in einem Job hinterlegt werden. Die entsprechende Checkbox wird sichtbar, sobald der Job in der Vergangenheit liegt.
- Mitarbeiter können Ihre Verfügbarkeit für einzelne Unterjobs künftig direkt aus dem Hauptjob ändern. Auf diese Weise muss ein Mitarbeiter nicht mehr jeden einzelnen Unterjob anwählen.
- Die Druckansicht in den Mitarbeiter-Stammdaten ist künftig frei konfigurierbar. So können beispielsweise auch Zusatzdaten ausgedruckt werden.
- Das Jobfilter-Widget für das Dashboard wurde um eine Möglichkeit erweitert, nach Jobtypen zu filtern.
- In der Urlaubsübersicht kann zwischen einer Genehmigungssicht und einer Kategoriesicht umgeschaltet werden. In der Kategoriesicht werden die Urlaube in den jeweiligen Farben der Kategorien angezeigt.
- Bisher war es bereits möglich, die Änderung der Verfügbarkeit eines Mitarbeiters zu unterbinden, sobald dieser gebucht wurde. Künftig besteht auch die Möglichkeit, die Änderung der Verfügbarkeit bis x Tage vor dem Veranstaltungsdatum zu erlauben.
- Fremdkalender könnten bislang nur „privat“ oder „öffentlich“ eingestellt werden. Künftig besteht auch die Möglichkeit, die Fremdkalender als „öffentlich“ einzustellen, aber den Titel als „Privat“ zu kennzeichnen. Auf diese Weise erhalten andere Mitarbeiter zwar die Information, dass ein anderer Termin vorliegt, erfahren jedoch nicht, um welchen Termin es sich handelt.
